Πώς να δώσετε μια καλή αναφορά σε έναν υπάλληλο

Περιεχόμενο

• στάδια
• Μέθοδος 1 Δώστε μια καλή αναφορά γραπτώς
• Μέθοδος 2 Δώστε μια αναφορά προφορικά

Σε αυτό το άρθρο: Παρέχετε μια καλή αναφορά γραπτώς Παρέχετε μια αναφορά verbally32 Αναφορές

Η αγορά εργασίας γίνεται όλο και πιο ανταγωνιστική και οι πολύ καλές αναφορές από έναν πρώην ή τρέχοντα εργοδότη μπορούν να αποτελέσουν πολύτιμο εργαλείο για όσους αναζητούν εργασία. Εάν θέλετε να δώσετε μια θετική αναφορά σε έναν υπάλληλο, πρέπει να σκεφτείτε πώς να εισαγάγετε αυτό το άτομο. Αν αναλογιστείτε τι πρόκειται να πείτε ή να γράψετε για έναν υπάλληλο και να προσπαθήσετε να το παρουσιάσετε με θετικό και επαγγελματικό τρόπο, μπορείτε να βοηθήσετε τους να πετύχουν τη δουλειά των ονείρων τους.

στάδια

Μέθοδος 1 Δώστε μια καλή αναφορά γραπτώς

1. 
   

   
   Προσφέρετε να γράψετε μια θετική επιστολή. Εάν κάποιος σας ζητήσει να δώσετε μια αναφορά, εξετάστε πρώτα το αίτημά τους. Αν είχατε μια καλή σχέση με το άτομο και μπορεί να υποστηρίξετε θετικά την αίτησή σας για μια θέση, προτείνετε να γράψετε μια θετική επιστολή.
   • Απορρίψτε μια τέτοια πρόταση εάν δεν μπορείτε να γράψετε κάτι θετικό γι 'αυτό. Δεν πρέπει να θέτετε σε κίνδυνο τις πιθανότητες του ατόμου να βρει δουλειά.
   • Αποδεχτείτε μόνο εάν έχετε εργαστεί με το άτομο για μεγάλο χρονικό διάστημα. Είναι δύσκολο να αποκτήσετε μια ιδέα των δεξιοτήτων ενός ατόμου και του τρόπου εργασίας σε λίγους μήνες.
   • Βεβαιωθείτε ότι είστε το σωστό άτομο για να δώσετε την αναφορά. Μπορεί να χρειαστεί να συμβουλευτείτε τις πολιτικές της εταιρείας σας σχετικά με τις επιστολές αναφοράς.

2. 
   

   
   
   
   Συγκεντρώστε κάποιες πληροφορίες. Ζητήστε από τον υποψήφιο να σας δώσει πληροφορίες σχετικά με την εργασία για την οποία υποβάλλει αίτηση και οποιεσδήποτε άλλες σχετικές πληροφορίες που πρέπει να γνωρίζετε, συμπεριλαμβανομένου του βιογραφικού σημειώματος. Πρέπει επίσης να συγκεντρώσετε όλες τις σχετικές πληροφορίες σχετικά με την τρέχουσα εργασία του, όπως οι εκτιμήσεις απόδοσης του.
   • Ζητήστε από αυτόν να σας μιλήσει για τη δουλειά για την οποία υποβάλλει αίτηση και να αναζητήσει το ενημερωμένο βιογραφικό του και άλλες πληροφορίες, συμπεριλαμβανομένου του τρόπου με τον οποίο συνέβαλε στα σχέδιά σας και την απόδοση της επιχείρησής σας και σε ποιο βαθμό που θα τον εξυπηρετούσε για τη νέα του δουλειά.
   • Εξετάστε την ανάγνωση της επιστολής που γράφετε μαζί του για να αξιολογήσετε τον επαγγελματισμό και τη μέθοδο εργασίας του. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τις αξιολογήσεις απόδοσης.

3. 
   

   
   
   
   Γράψτε μια προκαταρκτική επιστολή. Προτού δώσετε μια θετική συστατική επιστολή σε έναν πρώην υπάλληλο ή συνάδελφο, χρησιμοποιήστε τις πληροφορίες που συγκεντρώσατε για να γράψετε μια προκαταρκτική επιστολή. Αυτό εξασφαλίζει ότι η αναφορά σας θα είναι θετική και ολοκληρωμένη.
   • Μια επιστολή αναφοράς πρέπει να περιορίζεται σε μία και δύο σελίδες. Εάν θέλετε να γράψετε πολλά πράγματα, ο πιθανός εργοδότης μπορεί να μην διαβάσει ολόκληρο το e και να χάσει κάποιες σημαντικές πληροφορίες σχετικά με τον υποψήφιο.
   • Δώστε μια σύντομη εισαγωγή με το όνομά του, τη δουλειά για την οποία υποβάλλει αίτηση και τις συνολικές σας εντυπώσεις. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να γράψετε αυτό: "Είναι ευχάριστο να συστήσω τον Christophe Moreau για τη θέση του Brand Manager. Ο Christophe συνέβαλε σημαντικά στο έργο μου (σε αυτήν την εταιρεία) και νομίζω ότι θα μπορούσε να είναι σημαντικό πλεονέκτημα για την ομάδα σας. "
   • Το σώμα της επιστολής μπορεί να αποτελείται από 1 έως 3 παραγράφους και θα πρέπει να καθορίσετε πόσο χρόνο γνωρίζετε τον υποψήφιο, τη θέση που κατέχει στο σπίτι, να επισημάνετε τις δεξιότητές του και να παρουσιάσετε τα οφέλη που μπορεί να προσφέρει ο εργοδότης συμμετέχοντας . Πρέπει να δώσετε έγκυρη απόδειξη για το γιατί αυτό το άτομο είναι το καλύτερο υποψήφιο για τη θέση.
   • Μπορείτε επίσης να περιγράψετε τον χαρακτήρα του, αποφεύγοντας παράλληλα την εισαγωγή προσωπικών πληροφοριών που μπορεί όχι μόνο να προκαλέσουν προκαταλήψεις για τον δυνητικό εργοδότη, αλλά μπορεί επίσης να θεωρηθούν ως παράνομη πράξη.
   • Θα πρέπει να ολοκληρώσετε την επιστολή με μια σύντομη παράγραφο, αναφέροντας ότι σας συστήνετε έντονα αυτό το άτομο για τη θέση και παραμένετε στη διάθεση του εργοδότη για οποιαδήποτε ερώτηση. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να γράψετε αυτό το κείμενο: "Με βάση τις εμπειρίες μου με τον Christophe Moreau, το συνιστώ στη θέση του Διευθυντή Μάρκα στην εταιρεία σας. Για οποιεσδήποτε ερωτήσεις ή ανησυχίες, μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μου μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τηλεφώνου.

4. 
   

   
   Χρησιμοποιήστε θετικές και συγκεκριμένες λέξεις. Όταν γράφετε την επιστολή και την ξαναδιαβάσετε αργότερα, βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε συγκεκριμένους όρους και θετική γλώσσα όταν παρουσιάζετε τον υποψήφιο. Αυτό μπορεί να βοηθήσει τον εργοδότη να τον γνωρίσει και να έχει μια θετικότερη εικόνα του.
   • Χρησιμοποιήστε ρήματα όπως "συνεργάζονται", "συνεργάζονται" και "προάγουν".
   • Χρησιμοποιήστε τα ονόματα ως "ομάδα εργασίας", "περιουσιακό στοιχείο" και "ευθύνη".
   • Χρησιμοποιήστε επίθετα όπως "αξιόπιστα", "έξυπνα", "γενναία" και "επιμελή".
   • Ας δούμε πώς μπορεί να μοιάζει αν λέτε: "Ο Christophe και εγώ συνεργαστήκαμε σε ένα σχέδιο μάρκετινγκ και ήταν ένα πολύτιμο πλεονέκτημα για την προσέλκυση πολλών νέων πελατών. Είναι υπεύθυνος, φιλικός, απολαμβάνει να εργάζεται σε μια ομάδα και θα έχει θετικό αντίκτυπο στην επιχείρησή σας. "

5. 
   

   
   Να είστε ειλικρινείς και μην το παρακάνετε. Πρέπει να εξάγετε τα πλεονεκτήματα του εν λόγω υποψηφίου όσο το δυνατόν καλύτερα, ενώ είστε ειλικρινείς για τα προσόντα του. Υπάρχει ένα στενό πλαίσιο μεταξύ της ειλικρίνειας και της υπερβολής και πρέπει να αποφύγετε τη διέλευση, έτσι ώστε να μην νομίζετε ότι είστε ανυπόμονοι στην επιστολή σας.
   • Δεν χρειάζεται να πείτε ότι είναι το καλύτερο για αυτή τη θέση, αν δεν είναι. Από την άλλη πλευρά, σκεφτείτε να γράψετε κάτι σαν αυτό: "Ο Christophe είναι ένας από τους πιο υπεύθυνους και φιλικούς συναδέλφους που είχα την ευχαρίστηση να συνεργαστώ". Κατά την αξιολόγηση των τεχνικών δεξιοτήτων και ικανοτήτων του ατόμου, μπορείτε να γράψετε κάτι τέτοιο: "Ο Christophe είναι ένας από τους κορυφαίους 5 διαχειριστές που είχα την ευχαρίστηση να συνεργαστώ με".

6. 
   

   
   Ελέγξτε και διορθώστε το γράμμα. Μόλις έχετε γράψει την προκαταρκτική επιστολή σας, ξαναδιαβάστε το για να το εμπλουτίσετε και να τροποποιήσετε ορισμένα κομμάτια που πρέπει να αναπτυχθούν περαιτέρω. Αυτό θα σας επιτρέψει επίσης να διορθώσετε τυχόν λάθη στίξης, ορθογραφίας ή γραμματικής.
   • Βεβαιωθείτε ότι το έργο περιλαμβάνει μια εισαγωγή, ένα σώμα και ένα συμπέρασμα. Θυμηθείτε να είστε ειλικρινείς και να χρησιμοποιείτε τη θετική γλώσσα, παρουσιάζοντας την καλύτερη δυνατή εικόνα του υποψηφίου.
   • Σκεφθείτε να διαβάσετε το γράμμα δυνατά ώστε να ακούτε πιθανά λάθη και να βεβαιωθείτε ότι ακούγεται υπέροχα.
   • Βεβαιωθείτε ότι οι πληροφορίες στο γράμμα είναι κατάλληλες για τη νέα θέση.

7. 
   

   
   Χρησιμοποιήστε τη σωστή μορφή. Προτού δώσετε την συστατική επιστολή στον υπάλληλό σας, πρέπει να την δώσετε σε κατάλληλη μορφή. Με αυτό τον τρόπο, ο εργοδότης μπορεί να πάρει την προσέγγισή σας πολύ σοβαρά.
   • Βεβαιωθείτε ότι έχετε γράψει την επιστολή στο επιστολόχαρτο της εταιρείας.
   • Στην πρώτη γραμμή, τοποθετήστε την ημερομηνία στην οποία γράφετε την επιστολή.
   • Ακριβώς κάτω από την ημερομηνία, βάλτε τη διεύθυνση του εργοδότη. Αντιγράψτε την επιστολή στο πιθανό ανώτερο ή στο τμήμα ανθρωπίνων πόρων του υποψηφίου.
   • Βάλτε τα στοιχεία σας κάτω από τις πληροφορίες του μελλοντικού εργοδότη.
   • Μετά το χαιρετισμό, μην ξεχάσετε να υπογράψετε το όνομά σας με μαύρο μελάνι και να το εκτυπώσετε από κάτω. Μπορείτε επίσης να ορίσετε τον τίτλο σας, τη διεύθυνσή σας, τον αριθμό τηλεφώνου σας και τον αριθμό σας.

8. 
   

   
   Διαβάστε το γράμμα για τελευταία φορά. Πριν να το στείλετε, ξαναδιαβάστε το τελευταίο για να βεβαιωθείτε ότι δεν είναι ελαττωματικά ή ότι δεν έχετε ξεχάσει σημαντικές πληροφορίες.

Μέθοδος 2 Δώστε μια αναφορά προφορικά

1. 
   

   
   Ερευνήστε εκ των προτέρων. Ελέγξτε την πολιτική της εταιρείας σας για αυτόν τον τύπο αναφοράς. Ορισμένες εταιρείες επιτρέπουν στους υπαλλήλους να αποκαλύπτουν βασικές πληροφορίες, όπως είναι η διάρκεια της απασχόλησης. Άλλες εταιρείες επιτρέπουν μόνο γραπτές παραπομπές. Η εκμάθηση σχετικά με την πολιτική που εφαρμόζεται στην εταιρεία σας θα σας επιτρέψει να διασφαλίσετε ότι θα παρέχετε προφορικά καλύτερη αναφορά.

2. 
   

   
   Αποδοχή ή άρνηση παροχής λεκτικής αναφοράς. Αν ένας υπάλληλος ή συνάδελφος σας ζητήσει να τους δώσετε καλές λεκτικές αναφορές, βεβαιωθείτε ότι μπορείτε να αποδεχτείτε το αίτημά τους θετικά. Εάν είχατε μια καλή εμπειρία με το άτομο και μπορείτε να υποστηρίξετε την αίτησή του, αποδεχτείτε το αίτημά του.
   • Απορρίψτε μια τέτοια πρόταση αν δεν μπορείτε να πείτε κάτι θετικό για τον υποψήφιο. Δεν πρέπει να θέσετε σε κίνδυνο τις πιθανότητες να προσγειωθεί η εν λόγω δουλειά.
   • Ακριβώς συμφωνείτε να μιλήσετε με τον μελλοντικό εργοδότη σας, αν έπρεπε να συνεργαστείτε μαζί του για μεγάλο χρονικό διάστημα. Αν σας ζητηθούν ερωτήσεις σχετικά με τις δεξιότητές του και τον τρόπο εργασίας του, ίσως είναι δύσκολο να απαντήσετε εάν τον γνωρίζετε μόνο για λίγους μήνες.
   • Βεβαιωθείτε ότι είστε το σωστό άτομο για να δώσετε την αναφορά. Μπορεί να χρειαστεί να συμβουλευτείτε τον προϊστάμενό σας ή να ελέγξετε τις πολιτικές της εταιρείας σας για συστάσεις.

3. 
   

   
   Συγκεντρώστε πληροφορίες σχετικά με τον υποψήφιο. Θα χρειαστείτε μερικές βασικές πληροφορίες σχετικά με την εργασία για την οποία υποβάλλει αίτηση καθώς και άλλες σχετικές πληροφορίες που πρέπει να γνωρίζετε.
   • Ρωτήστε τον για τη δουλειά για την οποία υποβάλλει αίτηση και ζητήστε να ενημερώσετε το βιογραφικό του. Ίσως θελήσετε να αξιολογήσετε τον τρόπο με τον οποίο συνέβαλε στα έργα σας ή την απόδοση της επιχείρησής σας και πώς θα χρησιμοποιηθεί για τη νέα δουλειά του.
   • Πρέπει επίσης να συγκεντρώσετε όλες τις σχετικές πληροφορίες σχετικά με τη θέση σας στην εταιρεία σας, όπως οι εκτιμήσεις απόδοσης.
   • Συζητήστε με το άτομο για να αξιολογήσετε τον επαγγελματισμό και τη μέθοδο εργασίας. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τις αξιολογήσεις απόδοσης.

4. 
   

   
   Προγραμματίστε τηλεφωνική συνέντευξη. Σε γενικές γραμμές, οι λεκτικές αναφορές παρέχονται μόνο μέσω τηλεφώνου και επομένως πρέπει να ορίσετε ένα χρονοδιάγραμμα για να συζητήσετε με τον πιθανό εργοδότη του υποψηφίου. Έτσι, είστε σίγουροι ότι θα είστε σε θέση να δώσετε καλές επαγγελματικές και λεπτομερείς αναφορές.
   • Ζητήστε από τον υποψήφιο να αναφέρει τα στοιχεία επικοινωνίας σας στον δυνητικό εργοδότη ή να σας δώσει τις επαφές της εταιρείας στην οποία σκοπεύει να υποβάλει αίτηση.
   • Θυμηθείτε να ορίσετε το ραντεβού σε μια στιγμή που είστε χαλαροί και απασχολημένοι.

5. 
   

   
   Γράψτε κάποιες σημειώσεις στον υποψήφιο. Μόλις κάνετε ένα ραντεβού και συγκεντρώσετε σχετικές πληροφορίες, γράψτε κάποιες σημειώσεις σχετικά με τον υποψήφιο. Επομένως, είστε βέβαιοι ότι θυμάστε σημαντικές πληροφορίες σχετικά με τις δεξιότητες ή τη συμπεριφορά σας κατά τη διάρκεια της συνομιλίας.
   • Δεδομένου ότι δεν γνωρίζετε ποιες ερωτήσεις μπορεί να σας ζητήσει ο δυνητικός εργοδότης, μην ξεχάσετε να γράψετε λίγα λόγια για τον υποψήφιο, συμπεριλαμβανομένου του χρόνου που τον γνωρίζετε, του πόσο καλά έχει εργαστεί μαζί σας και μιας αξιολόγησης τις δεξιότητές του.

6. 
   

   
   Απαντήστε στις ερωτήσεις ειλικρινά. Κατά τη διάρκεια της τηλεφωνικής συνομιλίας, πιθανότατα θα πρέπει να απαντήσετε σε ερωτήσεις σχετικά με τον υποψήφιο. Η λήψη σημειώσεων και η ειλικρίνεια δίνοντας όσο το δυνατόν λεπτομερέστερες απαντήσεις μπορεί να βοηθήσει τον υποψήφιο να προσγειωθεί στην εργασία.
   • Πάνω απ 'όλα, αποφύγετε την υπερβολή των προσόντων του υποψηφίου. Δεν χρειάζεται να πείτε ότι είναι ο καλύτερος στον κόσμο στον τομέα του. Μπορείτε να απαντήσετε αντικειμενικά λέγοντας απλά: "Αυτός είναι ένας από τους καλύτερους συναδέλφους (ή υπαλλήλους) που είχα ποτέ".
   • Θυμηθείτε ότι η διστακτικότητα να απαντήσετε σε μια ερώτηση μπορεί να δώσει την εντύπωση ότι ψεύδεις.

7. 
   

   
   Χρησιμοποιήστε θετικούς και περιγραφικούς όρους. Όταν απαντάτε σε ερωτήσεις από τον εργοδότη, μην ξεχάσετε να χρησιμοποιήσετε λέξεις που θα κάνουν τον υποψήφιο πιο ενδιαφέροντα. Αυτό μπορεί να του δώσει ένα πλεονέκτημα έναντι άλλων υποψηφίων.
   • Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αρκετά ρήματα, ουσιαστικά και επίθετα για να περιγράψετε καλύτερα τον εν λόγω υποψήφιο. Όσο περισσότερο χρησιμοποιείτε ένα περιγραφικό στυλ, τόσο περισσότερο μπορείτε να βοηθήσετε τον πιθανό εργοδότη.
   • Για παράδειγμα, μπορείτε να πείτε αυτό: "Ο Christophe είναι πολύ καλός στην επίλυση προβλημάτων", ή "ξέρει πώς να επικοινωνήσει με σαφήνεια τις ιδέες του".
   • Να είστε βέβαιος επίσης να αναφέρετε τις δεξιότητες που θα χρειαστεί στη νέα του θέση.

8. 
   

   
   Αποφύγετε την αντιμετώπιση προσωπικών θεμάτων. Συζητήστε μόνο τα πράγματα σχετικά με την απόδοση ενός ατόμου στην εργασία, όπως εξαιρετικές δεξιότητες διαχείρισης ή ικανότητα επίλυσης διαφορών μεταξύ συναδέλφων. Μην συζητάτε για την προσωπική του ζωή, καθώς αυτό μπορεί να δώσει την εντύπωση ότι εσείς και ο ίδιος στερείται επαγγελματισμού.
   • Μην ασχολείστε με προσωπικά θέματα, όπως θρησκεία, οικογενειακή κατάσταση, ηλικία ή υγεία του εν λόγω υποψηφίου.
   • Η παροχή προσωπικών πληροφοριών μπορεί να θέσει σε κίνδυνο τις πιθανότητες πρόσληψης του υποψηφίου. Επίσης, αυτή η ενέργεια μπορεί να είναι παράνομη, ανάλογα με τον τύπο των πληροφοριών που αποκαλύπτετε.

9. 
   

   
   Τερματίστε τη συνομιλία. Τερματίστε την τηλεφωνική συνέντευξη μόλις απαντήσετε στις ερωτήσεις του δυνητικού εργοδότη. Μπορείτε να κάνετε ερωτήσεις, εάν χρειάζεται, ή εάν θέλετε να διευκρινίσετε τον υποψήφιο. Μην ξεχάσετε να ευχαριστήσετε τον εργοδότη και να προσφέρετε πρόσθετες πληροφορίες αν χρειαστεί.