Περιεχόμενο
είναι ένα wiki, που σημαίνει ότι πολλά άρθρα γράφονται από διάφορους συγγραφείς. Για να δημιουργηθεί αυτό το άρθρο, 21 άτομα, μερικοί ανώνυμοι, συμμετείχαν στην έκδοση και τη βελτίωσή του με την πάροδο του χρόνου.Μια παραγωγική και ενδιαφέρουσα συνάντηση απαιτεί σαφείς στόχους, ανοικτό διάλογο και έναν υπεύθυνο ηγέτη. Αυτό θα οδηγήσει σε πιο αποτελεσματικές και πιο ρευστές συναντήσεις, οι οποίες θα σας εξοικονομήσουν χρόνο και χρήματα!
στάδια
-
Δώστε σημασία σε όλες τις συναντήσεις σας - διαφορετικά μπορείτε να το κάνετε χωρίς. Δείτε εάν απαιτείται συνάντηση ή προσκαλέστε μόνο τους πιο απαιτητικούς ανθρώπους. Χάνουμε συχνά πολύτιμο χρόνο επειδή ένας διευθυντής αισθάνεται ότι είναι σημαντικό να μιλάμε πρόσωπο με πρόσωπο ή επειδή το συνήθιζε να το κάνει. Συνήθως αρκούν για να μεταδώσουν νέες πληροφορίες ή αναφορές στην ομάδα εργασίας. Ωστόσο, ένα ηλεκτρονικό σύστημα δεν θα είναι τόσο αποτελεσματικό όσο μια συνάντηση, αν θέλετε να γνωρίζετε τη γνώμη όλων των συμμετεχόντων. -
Ορίστε τους στόχους και ζητήστε από κάθε άτομο να γράψει τα στοιχεία της ημερήσιας διάταξης εκ των προτέρων. Δημιουργήστε μια δομή για τη συνάντησή σας. Η απλή προσφορά ενός ιδανικού αποτελέσματος εμπνέει συχνά τους συμμετέχοντες και κάνει μια συνάντηση πιο παραγωγική. Αυτό έχει τουλάχιστον το πλεονέκτημα να τονίζει ένα χαρακτηριστικό που χρειάζεται οποιαδήποτε σύσκεψη: ένας στόχος. Βεβαιωθείτε ότι όλοι κατανοούν τους στόχους καταγράφοντας τα στοιχεία της ημερήσιας διάταξης πριν από την έναρξη της συνεδρίασης. -
Αναλάβετε τη συνάντησή σας και συνεχίστε. Οι καλές συναντήσεις είναι τα προϊόντα της καλής διαχείρισης της ομάδας. Αναλάβετε την ευθύνη σας και καταστήστε σαφές ότι σκοπεύετε να κρατήσετε τον τόνο σας σύντομο, χρήσιμο και σχετικό. Δείξτε στους συναδέλφους σας ότι σέβεστε το χρόνο τους, βεβαιώνοντας ότι ο χρονοδιακόπτης είναι ορατός σε όλους. Η τήρηση του θέματος είναι επίσης απαραίτητη για να εξοικονομήσετε χρόνο. Επαναπροσδιορίστε την προσοχή της ομάδας λέγοντας ότι θα θέλατε να επιστρέψετε στην ημερήσια διάταξη εάν η συζήτηση βγει από τον κώνο του. -
Όλοι οι παρόντες συμμετέχουν στη συζήτηση. Δεδομένου ότι ο σκοπός μιας συνάντησης είναι αμφίδρομη ανταλλαγή, είναι απαραίτητο να έχουμε μια ειλικρινή γνώμη για κάθε άτομο. Ο διοργανωτής της συνάντησης πρέπει να διασφαλίσει ότι όλοι οι συμμετέχοντες θα ακουστούν. Μην φοβάστε τις απόψεις σας ως μαξιλάρι συσκότισης αν θέλετε να καταλήξετε σε συμφωνία ή συμφωνία ομάδας. Είναι εύκολο για έναν ηγέτη να καταπνίξει κάθε συζήτηση στο μπουμπούκι εάν όλοι είναι πεπεισμένοι ότι το αποτέλεσμα έχει καθοριστεί εκ των προτέρων. Αντισταθείτε στον πειρασμό να απορρίψετε ιδέες - ακόμα κι αν δεν είναι υπέροχοι. -
Τελειώστε με ένα σχέδιο δράσης και αφήστε όλους να εγκαταλείψουν τη συνάντηση γνωρίζοντας ποιο είναι το επόμενο βήμα. Ζητήστε επίσης από τους συμμετέχοντες στο τέλος της συνάντησης εάν το θεωρούν χρήσιμο και, αν όχι, ξέρετε τι θα μπορούσατε να βελτιώσετε την επόμενη φορά. Αναθεωρήστε τις στρατηγικές σας για να βελτιώσετε τις τεχνικές συνάντησής σας -
Ακολουθήστε την πορεία των αποφάσεων που αποφασίστηκαν κατά τη διάρκεια της συνάντησης. Επίσης, ενημερώστε την ομάδα για το τι είναι καινούριο με αυτές τις εξελίξεις. Αυτό θα σας επιτρέψει να οργανώσετε καλύτερα την επόμενη συνάντησή σας. -
Βεβαιωθείτε ότι η συνάντησή σας δεν πραγματοποιήθηκε μάταια, λέγοντας στους ανθρώπους τι έχει αποφασιστεί και τι θα συμβεί στη συνέχεια. Είναι εύκολο να αφήσετε μια αίθουσα συνεδριάσεων, να επιστρέψετε στο γραφείο σας και να ξεχάσετε αμέσως τις αλλαγές, τις αποφάσεις ή τις νέες ιδέες που έχει η ομάδα σας. Βεβαιωθείτε ότι έχετε έναν τρόπο να παρακολουθείτε τι έχει αποφασιστεί και ποια καθήκοντα έχει συμφωνήσει ο καθένας, ώστε να μπορείτε να παρακολουθείτε και να κάνετε τα πράγματα, ακόμα κι αν δεν το κάνετε. μην στέλνετε πλήρη έκθεση της συνάντησης σε όλα τα μέλη.
- Μια ενημερωμένη έκδοση - αντί να στείλετε ένα εάν οι πληροφορίες είναι μονόπλευρες.
- Ατζέντα και στόχοι.
- Ένας χρονοδιακόπτης για να παραμείνουν στους χρόνους της συνάντησης.
- Σημειώστε - καταγράψτε τα όσα ειπώθηκαν και στείλτε μια έκθεση συνεδρίασης.
- Ένα διαδραστικό πάνελ και ένα άτομο που σημειώνει ιδέες κατά τη διάρκεια της συνάντησης.