Πώς να διεξάγετε αποτελεσματικές συναντήσεις

Περιεχόμενο

• στάδια

είναι ένα wiki, που σημαίνει ότι πολλά άρθρα γράφονται από διάφορους συγγραφείς. Για να δημιουργηθεί αυτό το άρθρο, 11 άτομα, μερικοί ανώνυμοι, συμμετείχαν στην έκδοση και τη βελτίωσή του με την πάροδο του χρόνου.

Η διεξαγωγή μιας αποτελεσματικής επιχειρηματικής συνάντησης μπορεί να βοηθήσει την επιχείρησή σας να παράγει αποτελέσματα και να επιτύχει σημαντικούς στόχους. Για να βεβαιωθείτε ότι έχετε μια αποτελεσματική συνάντηση, μπορείτε να βρείτε μερικές συμβουλές για τη διεξαγωγή αποτελεσματικών συναντήσεων.

στάδια

1. 
   

   
   Καθορίστε τα βασικά σημεία της συνάντησής σας με μια ατζέντα.
   • Ένα σημαντικό μέρος της διεξαγωγής μιας επιχειρηματικής συνάντησης είναι η οργάνωση συναντήσεων. Βεβαιωθείτε ότι τα σημεία κλειδιά σας είναι γραπτώς, με το χέρι ή σε έναν υπολογιστή. Μπορείτε επίσης να δώσετε ένα αντίγραφο της ατζέντας σας στους συμμετέχοντες, ώστε να γνωρίζουν τι μπορούν να περιμένουν και να προετοιμαστούν για τη συνάντηση.

     
     

     
     
   • Στην ατζέντα σας, πρέπει να αναφέρετε τον στόχο σας για τη συνάντηση. Αυτό θα πρέπει να είναι το κύριο αποτέλεσμα που επιδιώκετε, όπως να έχετε μια νέα ιδέα ή να συζητήσετε ένα σημαντικό πρόβλημα. Προσπαθήστε να περιορίσετε το ποσό των στοιχείων στην ατζέντα σας. Θα πρέπει να απευθυνθείτε στα πιο σημαντικά σημεία κατά τη διάρκεια της συνάντησής σας.

2. 
   

   
   
   
   Ακολουθήστε την ημερήσια διάταξη όταν πραγματοποιείτε μια συνάντηση.
   • Βεβαιωθείτε ότι έχετε ακολουθήσει το χρονοδιάγραμμα της συνάντησής σας. Εάν η σύσκεψη αρχίσει να απομακρύνεται από το θέμα, επαναπροσανατολίστε τη συνάντηση στο θέμα που συζητείται.

3. 
   

   
   Ξεκινήστε αμέσως τη συνάντησή σας.
   • Μόλις φτάσει ο χρόνος συνάντησης, ξεκινήστε τη συνάντηση. Αυτό θα σας βοηθήσει να προσδιορίσετε το ρόλο σας ως σεφ και να χρησιμοποιήσετε το χρόνο που έχετε.

4. 
   

   
   Ορίστε ένα χρονικό όριο για τη συνάντησή σας.
   • Οι συναντήσεις δεν θα διαρκέσουν πολύ καιρό: το μέγιστο των 30 λεπτών είναι ένας καλός μέσος όρος. Η σύντομη συνάντηση θα εξασφαλίσει ότι είστε αποτελεσματικότεροι και χρησιμοποιείτε τον χρόνο με σύνεση, και οι συμμετέχοντες σας θα είναι πιο συγκεντρωμένοι αν γνωρίζουν ότι η συνάντηση είναι σύντομη. Όταν τελειώσει ο χρόνος, οριστικοποιήστε τη συνάντησή σας. Θα είστε σε θέση να συζητήσετε άλλα σημεία στην επόμενη συνεδρίαση.

5. 
   

   
   
   
   Ενθαρρύνετε τους συμμετέχοντες να κάνουν σχόλια και προτάσεις.
   • Δώστε ερωτήσεις και αφήστε τους συμμετέχοντες στη συνάντηση να απαντήσουν εθελοντικά Μην αναγκάζετε τη συμμετοχή, αλλά ευγενικά τους ενθαρρύνετε να συνεισφέρουν. Αν κάποιος κάνει ένα σχόλιο, καθοδηγήστε τους άλλους λέγοντας κάτι σαν: "Πρόστιμο. Έχει κανείς άλλος να προσθέσει κάτι; Ή "Ας ακούσουμε μια άλλη πρόταση".
   • Μην καλείτε όσους σπάνια μιλούν, καθώς αυτό μπορεί να τους κάνει ανήσυχους. Ενθαρρύνετε τους έμμεσα λέγοντας, "Εκτιμώ την άποψη όλων εδώ. Έχει κανείς κάτι να προσθέσει; Και ρίξτε μια ματιά στο πρόσωπο με το οποίο θέλετε να μιλήσετε. Μπορεί να αισθάνεται ενθαρρυνμένος να μοιραστεί τις σκέψεις του, και αν δεν είναι, τότε δεν έχει ενοχληθεί από την κλήση του.

6. 
   

   
   Συγκεντρώστε τα βασικά σημεία κατά την ολοκλήρωση της συνεδρίασης.
   • Αναθεωρήστε γρήγορα τι έχει συζητηθεί, έτσι ώστε οι συμμετέχοντες να το απομακρύνουν. Εκχωρήστε αναθέσεις ή δώστε οδηγίες πριν από τη σύναψη και τελειώστε εγκαίρως. Μην ξεχάσετε να ευχαριστήσετε όλους για την παρουσία και τη συμμετοχή τους.