Η Γνώση

Πώς να διαχειριστείτε τις προτεραιότητές σας με το Excel

Posted on
Συγγραφέας: Judy Howell
Ημερομηνία Δημιουργίας: 6 Ιούλιος 2021
Ημερομηνία Ενημέρωσης: 22 Ιούνιος 2024
Anonim
Εκμάθηση Microsoft Office Excel - Μέρος 1
Βίντεο: Εκμάθηση Microsoft Office Excel - Μέρος 1

Περιεχόμενο

είναι ένα wiki, που σημαίνει ότι πολλά άρθρα γράφονται από διάφορους συγγραφείς. Για να δημιουργηθεί αυτό το άρθρο, 20 άτομα, μερικοί ανώνυμοι, έχουν συμμετάσχει στην έκδοση και τη βελτίωσή του με την πάροδο του χρόνου.

Είναι βέβαια δυνατό να καταγράψετε τα καθήκοντά σας να γίνονται κατά προτεραιότητα σε ένα κομμάτι χαρτί εάν αισθάνεστε ότι μπορείτε να κάνετε τα πάντα στο χώρο ενός απογεύματος.



Ωστόσο, όταν πολλά πράγματα που πρέπει να αντιμετωπίσετε ταυτόχρονα, πολλά από αυτά συχνά αναβάλλονται για την επόμενη μέρα, αν δεν είναι ο επόμενος μήνας. Χάρη στο υπολογιστικό φύλλο του Excel που προτείνουμε να δημιουργήσετε σε αυτό το άρθρο, οι προτεραιότητές σας θα διαχειριστούν αυτόματα το Excel σύμφωνα με τις μελλοντικές προθεσμίες και η σειρά των προς εκπλήρωση εργασιών θα αναδιοργανωθεί έτσι ώστε να μπορείτε να αναβάλλετε αυτά τα καθήκοντα όσο το δυνατόν λιγότερο. .


Ακολουθήστε αυτόν τον οδηγό και σε 20 λεπτά θα έχετε έναν πολύ αποτελεσματικό τρόπο για να διαχειριστείτε τις προτεραιότητές σας στον υπολογιστή σας.


Σημείωση: Σύμφωνα με τις διεθνείς εκδόσεις του Excel, το σημείο ο διαχωρισμός των τύπων μπορεί να αντικατασταθεί από τον τύπο άνω τελεία.

στάδια



  1. Δημιουργήστε μια καρτέλα "Επιφάνεια εργασίας" ή "Αρχική σελίδα". Ανοίξτε ένα νέο φύλλο εργασίας του Excel. Κάντε δεξί κλικ στην καρτέλα "Φύλλο1" στο κάτω μέρος της οθόνης και κάντε κλικ στο "Μετονομασία". Καταχωρίστε αντί "Σπίτι" ή "Γραφείο".




  2. Επίσης, μετονομάστε "Φύλλο2" σε "Μοτίβο" και "Φύλλο3" σε "Σημεία" ακολουθώντας την ίδια διαδικασία όπως στο πρώτο βήμα.



  3. Δημιουργήστε τον πίνακα σημαντικότητας. Στην καρτέλα "Σημεία", συμπληρώστε τις στήλες Α, Β και Γ ως εξής:



  4. Ορίστε το όνομα "Σημασία". Επιλέξτε τα κελιά A2 έως C7. Με το Excel 2007 ή αργότερα, κάντε κλικ στο "Φόρμες" και, στη συνέχεια, στο "Ορισμός ονόματος". Με το Excel 2004 ή μεταγενέστερα, κάντε κλικ στην επιλογή "Εισαγωγή"> "Ορισμός"> "Όνομα".
    • Όταν το Excel σας ζητά να ορίσετε το όνομα, πληκτρολογήστε "Σημασία" και κάντε κλικ στο "OK".




  5. Δημιουργήστε τον πίνακα των προσπαθειών. Επαναλάβετε τα βήματα 3, 4 και 5 για να δημιουργήσετε τον πίνακα προσπάθειας στις στήλες E, F, G. Επιλέξτε τα κελιά E2 έως G6 και ορίστε τα με το όνομα "Effort".



  6. Δημιουργήστε έναν πίνακα επειγόντων περιστατικών. Επαναλάβετε τα βήματα 3, 4 και 5 για να δημιουργήσετε τον πίνακα έκτακτης ανάγκης στις στήλες I, J και K. Καθορίστε αυτά τα κελιά με το όνομα "Έκτακτης ανάγκης".



  7. Εισαγάγετε τις κεφαλίδες στην καρτέλα "Αρχική" ή "Γραφείο", ανάλογα με την επιλογή σας. Θα υποθέσουμε εδώ ότι έχετε επιλέξει να ονομάσετε αυτήν την καρτέλα "House". Κάντε κλικ σε αυτό και εισαγάγετε τις ακόλουθες κεφαλίδες στη γραμμή 1:
    • A - Προτεραιότητα. Θα εισαγάγουμε εδώ τον τύπο των προτεραιοτήτων, 1 για τα πιο σημαντικά καθήκοντα. Αλλά ο αριθμός αυτός μπορεί να φτάσει πάνω από 100.
    • B - Task; το όνομα της εργασίας που πρέπει να εκτελεστεί
    • Γ - Σημασία; θα σημειωθεί χρησιμοποιώντας τα γράμματα Α, Β, Γ, Δ, Ε ή ΣΤ του πίνακα.
    • D - προσπάθεια, μια σημείωση μεταξύ 1 και 5, αντλήστε από τον πίνακα "προσπάθεια".
    • E - Έκτακτης ανάγκης. Ένας τύπος που βασίζεται στην προθεσμία ολοκλήρωσης της εργασίας
    • F - Προθεσμία. Η ημερομηνία κατά την οποία η εργασία πρέπει να ολοκληρωθεί το αργότερο. Οι προθεσμίες δεν πρέπει πάντα να γίνονται σεβαστές στην επιστολή. Έτσι, η "Επιτάχυνση" σας λέει την ημερομηνία που θα μπορούσατε να ξεκινήσετε την εκτέλεση αυτής της εργασίας και η "Επέκταση" σας δίνει την ημερομηνία έως ότου αναβληθεί η εργασία. Για παράδειγμα, θα μπορούσαμε να επιτύχουμε μια επιτάχυνση 5 ημερών και μια επέκταση διάρκειας 4 ημερών στο έργο "Πηγαίνετε στο κομμωτήριο" - πράγματι, δεν θα ήταν λογικό να πάτε στο κομμωτήριο δύο εβδομάδες νωρίτερα και οι άνθρωποι θα ξεκινούσαν να παρατηρούν θα πρέπει να πάτε στο κομμωτήριο εάν έχετε καθυστερήσει περισσότερο από 4 ημέρες.

    • G - Επιτάχυνση - Αριθμός ημερών πριν από την ημερομηνία λήξης από την οποία θα μπορούσατε ήδη (να αρχίσετε) να ολοκληρώσετε την εν λόγω εργασία.
    • H - Επέκταση; αυτόματη παράταση της προθεσμίας
    • Ι - υπόλοιπες μέρες. αυτός είναι ένας τύπος που υπολογίζει τον αριθμό των ημερών πριν από την ημερομηνία λήξης. Ο τύπος θα επιστρέψει έναν αρνητικό αριθμό ημερών εάν η προθεσμία ξεπεραστεί.
    • J - Ημερομηνία λήξης. την ημερομηνία κατά την οποία ολοκληρώθηκε η εργασία.
    • Κ - Σχόλια. όλες τις λεπτομέρειες σχετικά με το έργο που πρέπει να εκτελεσθεί



  8. Εισαγάγετε τη λίστα εργασιών σας. Σημειώστε ότι οι στήλες "Προτεραιότητα", "Έκτακτης ανάγκης" και "Επόμενες ημέρες" έχουν αδειάσει. Θα τα ολοκληρώσουμε αργότερα χρησιμοποιώντας τύπους. Παρακάτω παρατίθενται παραδείγματα των δουλειών του σπιτιού που μπορεί να πρέπει να κάνετε.



  9. Μεταξύ των τύπων για "υπόλοιπες μέρες", "έκτακτης ανάγκης" και "προτεραιότητα". Οι τύποι αυτοί πρέπει να αναγράφονται στη δεύτερη σειρά κάθε στήλης που αναφέρεται στην προηγούμενη πρόταση.
    • Στη στήλη I (Ημέρες που απομένουν) = F2-SI (ESTVIDE (J2), TODAY (), J2)
    • Στη στήλη Ε (έκτακτης ανάγκης) = SI (I2> G2.5, SI (I2> 0.4, SI (I2 = 0.3, SI (I2 + H2> 0.2.1)
    • Στη στήλη A (Προτεραιότητα) = VLOOKUP (C2, Σημασία, 2, FALSE) + VLOOKUP (D2, Effort, 2, FALSE)



  10. Αλλάξτε τη μορφή του κελιού I2 σε "Αριθμός". Κάντε δεξί κλικ στο κελί, επιλέξτε "Cell Format" και κάντε κλικ στο "Number". Επίσης, τοποθετήστε το "0" στο πλαίσιο "Αριθμός δεκαδικών". Κάντε κλικ στο "OK".



  11. Αντιγράψτε τους τύπους στις στήλες "Προτεραιότητα", "Έκτακτης ανάγκης" και "Εναπομένοντες ημέρες" και επεκτείνετε τις στα υπόλοιπα κενά πλαίσια σε κάθε μία από αυτές τις στήλες. Πρώτα κάντε κλικ στο "E2" και ταυτόχρονα πιέστε τα πλήκτρα "CTRL" και "C", στη συνέχεια επιλέξτε τα κελιά E3 έως E10 και ταυτόχρονα πιέστε τα πλήκτρα "CTRL" και "V". Κάνετε το ίδιο για να επεκτείνετε τον τύπο του I2 στα πλαίσια I3 έως I10. Τέλος, επαναλάβετε αυτή τη διαδικασία και πάλι για να επεκτείνετε τον τύπο A2 στα κελιά A3 έως A10. Μην δίνετε προσοχή στις περίεργες τιμές που επιστρέφονται από τα κελιά σε γραμμές όπου δεν γράφεται καμία εργασία.



  12. Ταξινόμηση των γραμμών κατά σειρά προτεραιότητας. Επιλέξτε κελιά A1 έως K1 και μεγεθύνετε αυτήν την επιλογή για να συμπεριλάβετε όλες τις γραμμές που περιέχουν μια εργασία. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "Δεδομένα"> ​​"Φίλτρο".



  13. Αποθηκεύστε το υπολογιστικό φύλλο σας, συμπεριλαμβανομένης της ημερομηνίας, για να μάθετε την τελευταία ημερομηνία ανοίγματος του αρχείου.



  14. Ολοκληρώστε τις εργασίες που εκτελούνται. Όταν ολοκληρώσετε μια εργασία, καταχωρίστε την στη στήλη "Ημερομηνία λήξης". Θυμηθείτε αυτό το τέχνασμα: Όταν πατάτε ταυτόχρονα το πλήκτρο "CTRL" + ";" (το πλήκτρο ελέγχου και το πλήκτρο), η τρέχουσα ημερομηνία εμφανίζεται αυτόματα στο επιλεγμένο κελί.



  15. Παρακολουθήστε τη σειρά των προτεραιοτήτων σας αλλάζει κάθε μέρα. Ακολουθούν οι προτεραιότητες για τις επόμενες ημέρες. Στις 13 Ιουλίου, όλα τα καθήκοντα που πρέπει να γίνουν πριν από τη λεγόμενη περίοδο "επιτάχυνσης". Στις 20 Ιουλίου, οι κορυφαίες προτεραιότητες (εκείνες με τον μικρότερο αριθμό) είναι τέσσερα καθήκοντα και μεταξύ αυτών, κόβοντας το χορτάρι (το οποίο έχει φτάσει στην προθεσμία του). Στις 21 Ιουλίου, η προτεραιότητα της κοπής του γρασιδιού είναι ακόμη μεγαλύτερη (εισήλθαμε στην περίοδο "dextension") και στις 23 Ιουλίου αυτή η προτεραιότητα αυξήθηκε ακόμη περισσότερο, διότι περάσαμε την περίοδο "dextension". Βλέπουμε επίσης ότι η αποστολή "Pay the charges" αυξήθηκε στις 23 και 25 Ιουλίου.
συμβουλή
  • Διαβάστε τα άρθρα που αναφέρονται παρακάτω για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τον τρόπο διαχείρισης του χρόνου και των προτεραιοτήτων σας.
  • Μπορείτε να κατεβάσετε ένα αντίγραφο αυτού του λογιστικού φύλλου στην ακόλουθη διεύθυνση:
  • = IF (WEEKDAY (TODAY (), 2)> 5, TODAY () - (WEEKDAY (TODAY (), 2) -5) 7 +, TODAY () - (WEEKDAY (TODAY (), 2) -5))
  • Μην διστάσετε να ταξινομείτε καθημερινά τον κατάλογο των καθηκόντων σας, εάν είναι απαραίτητο.
  • Χωρίστε τα μεγάλα σας καθήκοντα σε αρκετά μικρότερα.
  • Αντιγράψτε τις επαναλαμβανόμενες εργασίες σας στην καρτέλα "Πρότυπο", ώστε να μπορείτε εύκολα να τις βρείτε και να τις αντιγράψετε.
  • Είστε ελεύθεροι να αλλάξετε τους βαθμούς που έχετε αντιστοιχίσει σε κάθε επίπεδο προτεραιότητας.
  • Μην αναμειγνύετε τις εργασίες που σχετίζονται με την οικογένειά σας και το σπίτι σας με αυτές που σχετίζονται με την εργασία σας στο ίδιο βιβλίο εργασίας του Excel.
  • Είστε ελεύθεροι να προσθέσετε νέες στήλες σε αυτόν τον πίνακα - ποιος σας έχει αναθέσει την εργασία, σε ποια κατηγορία εγγράφεται η εργασία και ούτω καθεξής.
  • Χρησιμοποιήστε το εργαλείο αυτόματου φιλτραρίσματος για να επιλέξετε εργασίες που έχουν περάσει από την προθεσμία (Επείγουσα ανάγκη = 1) ή πολύ σημαντικές εργασίες (Σημασία = "Α").
  • Ένας τρόπος για να διατηρήσετε πάντοτε μια επαναλαμβανόμενη εργασία μέχρι σήμερα είναι να την εισάγετε κάτω από τη στήλη "Deadline" (Αυτό το παράδειγμα βασίζεται στην Παρασκευή, η οποία υποδηλώνεται με την ένδειξη "5" εδώ)
  • Προσθέστε μια υπό όρους φόρμα (χρησιμοποιώντας τη λειτουργία "SI") στη στήλη "Deadline" για να υποδείξετε αυτόματα πότε πέρασε η προθεσμία.

  • Κάθε εβδομάδα ή μήνα μετράτε τον αριθμό των εργασιών που εκτελούνται κατά την επιλεγμένη περίοδο. Αυτό θα μπορούσε να είναι το μόνο θετικό σχόλιο που λαμβάνετε σχετικά με την εργασία σας.
  • Ο τύπος αυτός παίρνει την τρέχουσα ημερομηνία (Δευτέρα = 1, Τρίτη = 2 κλπ.) Και ελέγχει εάν έχουμε ήδη περάσει ή όχι την Παρασκευή της τρέχουσας εβδομάδας. Εάν συμβαίνει αυτό, ο τύπος προσθέτει 7 στην τρέχουσα Παρασκευή, για να επιστρέψει ως αποτέλεσμα το αποτέλεσμα της επόμενης Παρασκευής. Εάν η Παρασκευή δεν έχει ξεπεραστεί ακόμη, ο τύπος απλώς επιστρέφει την ημερομηνία της Παρασκευής αυτής της εβδομάδας.
  • Σε αυτό το παράδειγμα, Δευτέρα = 1, Τρίτη = 2, Τετάρτη = 3, Πέμπτη = 4, Παρασκευή = 5, Σάββατο = 6, Κυριακή = 7.
  • Μπορούμε επίσης να αλλάξουμε αυτή τη φόρμουλα έτσι ώστε να λειτουργεί για παράδειγμα για τις Τρίτες. Βλέπουμε στην παραπάνω λίστα ότι Τρίτη = 2, είναι επομένως απαραίτητο να αλλάξει στον τύπο που δόθηκε παραπάνω και όλα τα 5 με 2.
προειδοποιήσεις
  • Αποθηκεύστε αυτό το φύλλο τακτικά.
  • Οι αριθμοί που αντιστοιχούν σε αυτές τις διαφορετικές προτεραιότητες δεν διατάσσονται πάντοτε. Έτσι, η πλήρωση μιας προτεραιότητας με έναν καθορισμένο αριθμό "1" δεν θα αυξήσει τους αριθμούς που σχετίζονται με τις άλλες προτεραιότητες. Είναι πιθανό ορισμένες προτεραιότητες να έχουν έναν σχετικό αριθμό που υπερβαίνει τα 100 και όλοι οι πιθανοί αριθμοί δεν έχουν προτεραιότητες. Σας συμβουλεύω να εστιάσετε στις προτεραιότητες με αριθμούς μεταξύ 1 και 12.
  • Μην ανησυχείτε αν γράφετε πολλά καθήκοντα σε αυτό το υπολογιστικό φύλλο. Δεν είναι απολύτως ενοχλητικό το γεγονός ότι οι εργασίες παραμένουν στο κάτω μέρος της λίστας για αρκετούς μήνες. Θα αρχίσουν να ανεβαίνουν στον κατάλογο όταν πλησιάσει η προθεσμία τους.
  • Ο τρόπος με τον οποίο διαχειρίζεστε το χρόνο σας είναι μοναδικός για εσάς και αυτό το υπολογιστικό φύλλο μπορεί να μην είναι κατάλληλο για εσάς καθόλου. Ίσως επίσης να πιστεύετε ότι η ανάγκη να ανοίξετε αυτό το αρχείο κάθε μέρα απαιτεί πάρα πολλή δουλειά ή είναι πολύ ενοχλητική. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο αυτό το υπολογιστικό φύλλο ίσως είναι χρήσιμο για εσάς, για παράδειγμα, το οποίο θα φαίνεται εντελώς άχρηστο στον πλησίον ή το αντίστροφο.
  • Θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε ένα υπολογιστικό φύλλο λογισμικού ηλεκτρονικού υπολογιστικού φύλλου Google αντί για χρήση του Excel. Έτσι, το αρχείο σας θα είναι διαθέσιμο από οπουδήποτε μπορείτε να έχετε πρόσβαση στο Διαδίκτυο.