Περιεχόμενο
- στάδια
- Μέρος 1 Οργανώστε την απονομή της υπηρεσίας
- Μέρος 2 Διαχείριση της μεταβατικής περιόδου
- Μέρος 3 Σκέψη όσον αφορά τη μακροπρόθεσμη ανάπτυξη
Όταν αφήνετε μια θέση, είναι πιθανό ο επόπτης ή ο διευθυντής σας να ζητήσουν τη βοήθειά σας για να διευκολύνουν τη σύναψη συμβάσεων από τον διάδοχό σας. Εάν είστε επιχειρηματική και οργανωμένη, θα είστε σε θέση να εξασφαλίσετε μια ομαλή μετάβαση για την επιχείρησή σας και να αφήσετε αφήνοντας παράλληλα μια άριστη επαγγελματική φήμη.
στάδια
Μέρος 1 Οργανώστε την απονομή της υπηρεσίας
-
Συζητήστε την πρόοδο της παράδοσης με τον προϊστάμενό σας. Αρχικά, θα πρέπει να συζητήσετε διεξοδικά με τον προϊστάμενό σας για να καθορίσετε με ακρίβεια πώς θα γίνει η υπηρεσία. Ανάλογα με την εργασία που κάνετε και τον τρόπο που ο διευθυντής σας αρέσει να εργάζεται, ίσως χρειαστεί να συμβάλλετε πολύ στη μετάβαση. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει το γεγονός ότι αυτός που σας αντικαθιστά παρατηρεί ότι εργάζεστε για λίγες μέρες ή και περισσότερο.- Στις περισσότερες περιπτώσεις, θα χρειαστεί να ετοιμάσετε τουλάχιστον ένα επίσημο έγγραφο μεταφοράς.
- Συζητήστε αυτό με το διευθυντή σας και καθορίστε πόσο αναμένεται να συμβάλλετε και τι θα πρέπει να εστιάσετε κατά την παράδοση της υπηρεσίας.
-
Κάντε μια προκαταρκτική παρουσίαση του εγγράφου μεταφοράς. Μόλις έχετε μια σαφή εικόνα των προσδοκιών του προϊσταμένου σας, μπορείτε να ξεκινήσετε να γράφετε το έγγραφο μεταφοράς. Αυτό θα σας βοηθήσει να οργανώσετε τον εαυτό σας, ενώ θα ταξινομήσετε όλες τις διάφορες εργασίες και τις πληροφορίες που θα χρειαστεί να μεταδώσετε κατά τη διάρκεια αυτής της μεταβατικής περιόδου. Το έγγραφο πρέπει να περιλαμβάνει τα ακόλουθα στοιχεία:- λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με τις καθημερινές σας δραστηριότητες, προτεραιότητες και καθήκοντα,
- μια επισκόπηση των βασικών σημείων που σχετίζονται με αυτή τη λειτουργία,
- μια σαφή δήλωση του τι αναμένεται από τον διάδοχό σας,
- μια λίστα όλων των σημαντικών εγγράφων που πρέπει να σταλούν. Αυτό μπορεί να είναι ένα σχέδιο εργασίας ή μια συγκεκριμένη σύμβαση.
-
Ορίστε όλες τις τελευταίες λεπτομέρειες. Εάν γνωρίζετε ότι θα αποχωρήσετε από τη θέση σας σύντομα, μπορεί να σας βοηθήσει να κάνετε μια επιπλέον προσπάθεια για να διασφαλίσετε ότι δεν αφήνετε τίποτα ημιτελή. Θα αισθανθείτε πραγματική ικανοποίηση αν κατορθώσετε να το επιτύχετε αυτό και θα είστε σε θέση να βοηθήσετε και αυτόν που σας αντικαθιστά σε καλή βάση. Κάνοντας αυτό θα πάρετε επίσης πηγαίνετε από το να είναι σε καλή κατάσταση με τους προϊσταμένους σας και διατηρώντας μια καλή φήμη.- Αυτό μπορεί να μην είναι πάντοτε εφικτό, αλλά εάν έχετε ένα φάκελο που πρόκειται να ολοκληρωθεί, κάντε την πρόσθετη προσπάθεια που χρειάζεται για να ολοκληρωθεί.
- Επιπλέον, ένα νέο άτομο που έρχεται να αντιμετωπίσει μια συμφωνία όταν είναι κοντά στο να ολοκληρωθεί μπορεί να δυσκολεύεται να το ολοκληρώσει, δεδομένου ότι δεν γνωρίζει όλες τις πολυπλοκότητες του φακέλου.
-
Συζητήστε με τους συναδέλφους σας. Προτού αναλάβει ο διάδοχός σας το αξίωμα, βρείτε χρόνο για να συζητήσετε με τους συναδέλφους σας σχετικά με την παράδοση και να τους ρωτήσετε αν πιστεύουν ότι υπάρχει κάτι στο οποίο πρέπει να εστιάσετε. Αν κάποιο πρόβλημα εκκρεμεί και δεν το γνωρίζετε, είναι η όνειρο να κοιτάξετε.- Τα νέα προβλήματα είναι απίθανο να έχουν αντίκτυπο στις τελευταίες μέρες σας, αλλά αν τους γνωρίζετε τουλάχιστον, θα μπορείτε να τα αναφέρετε σε όποιον παίρνει τη θέση σας.
- Σας δίνει επίσης την ευκαιρία να βεβαιωθείτε ότι όλοι οι υπάλληλοί σας γνωρίζουν ότι φεύγετε και πότε φεύγετε. Ενημερώστε τους για τη μεταβατική περίοδο έτσι ώστε να το λάβουν υπόψη.
- Υπάρχει μια καλή πιθανότητα ότι η παραγωγικότητά σας θα μειωθεί κατά τη διάρκεια μιας μεταβατικής περιόδου, γι 'αυτό είναι καλή ιδέα να ενημερώσετε τους υπαλλήλους σας εκ των προτέρων.
-
Γράψτε ένα επίσημο έγγραφο μεταφοράς. Το τελικό βήμα για την προετοιμασία της μετάβασης είναι η ολοκλήρωση της σύνταξης του επίσημου εγγράφου μεταφοράς. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το σχέδιο που έχετε κάνει, αλλά φροντίστε να το αναπτύξετε και να συμπεριλάβετε όλες τις κρίσιμες πληροφορίες. Θα χρειαστεί να ελέγξετε το έγγραφο με τον προϊστάμενό σας και όλα τα υπόλοιπα μέλη της ομάδας. Προσπαθήστε να το κάνετε αυτό και να στείλετε το έγγραφο στον διάδοχό σας μερικές ημέρες πριν από την ημερομηνία κατά την οποία υποτίθεται ότι θα αναλάβει το αξίωμα. Το περιεχόμενο αυτού του τύπου εγγράφου θα διαφέρει ανάλογα με τον τύπο της εργασίας που έχει γίνει, αλλά θα μπορούσε να περιλαμβάνει τα εξής:- κατάλογο και χρονοδιάγραμμα των δράσεων που πρέπει να διεξαχθούν,
- μια ενημέρωση για τα τρέχοντα θέματα,
- ένα χρονοδιάγραμμα των προθεσμιών και τα επερχόμενα γεγονότα,
- τις πληροφορίες σύνδεσης και τους κωδικούς πρόσβασης,
- μια λίστα με χρήσιμες επαφές,
- έναν οδηγό για τον τρόπο διαχείρισης των φακέλων και των αρχείων στον υπολογιστή.
Μέρος 2 Διαχείριση της μεταβατικής περιόδου
-
Εκχωρήστε όσο το δυνατόν περισσότερο χρόνο στη μετάβαση. Μπορεί να είστε παρόντες όταν ο διάδοχός σας αναλάβει καθήκοντα και ίσως σας ζητηθεί να ολοκληρώσετε μια πληρέστερη υπηρεσία. Η διάρκεια αυτής της μετάβασης ποικίλλει, αλλά σε ορισμένες περιπτώσεις, θα έχετε μερικές μέρες ή και περισσότερο για να βοηθήσετε το νέο να κάνει το σημάδι του. Γενικά, όσο περισσότερο χρόνο ξοδεύετε κατά τη μεταβατική περίοδο, τόσο περισσότερες πληροφορίες μπορείτε να μεταδώσετε.- Θα υπάρχουν αναπόφευκτα λεπτομέρειες που θα ξεχάσετε και έχοντας κάποιον να σας ακολουθήσει είναι ένας καλός τρόπος να αντιμετωπίσετε τις διάφορες καθημερινές εργασίες που εκτελείτε.
-
Περάστε τα σημαντικά έγγραφα προσωπικά. Κατά τη διάρκεια της μεταβατικής περιόδου, είναι καλή πρακτική να διασφαλιστεί ότι όλα τα κρίσιμα δεδομένα και τα σημαντικά έγγραφα μεταβιβάζονται προσωπικά. Αυτό θα βοηθήσει να διασφαλιστεί ότι τα πιο σημαντικά καθήκοντα εκτελούνται στα πρότυπα και ότι οι προτεραιότητες είναι σαφώς καθορισμένες. Η παράδοση των εγγράφων προσωπικά θα σας επιτρέψει επίσης να συζητήσετε προσεκτικά τα πιο σύνθετα ζητήματα προτού φύγετε.- Αυτή η ευκαιρία που θα πρέπει να περάσετε τις βασικές πληροφορίες επιτρέποντας ταυτόχρονα στον διάδοχό σας να σας θέσει απευθείας ερωτήσεις είναι απαραίτητη για την ομαλή μετάβαση.
- Αυτό θα σας δώσει επίσης την ευκαιρία να δώσετε έναν κώνο και να φέρετε διάφορες αποχρώσεις σε μια συζήτηση που διαφορετικά θα μπορούσε να αγνοηθεί.
-
Κάνετε την προσπάθεια να φέρετε τη βοήθειά σας. Εάν βρεθείτε σε επαφή με τον διάδοχό σας στην εργασία, πρέπει πάντα να είστε επιχειρηματίας και να φροντίζετε. Προσπαθήστε να εντοπίσετε και να βοηθήσετε στην επίλυση τυχόν ζητημάτων που ενδέχεται να προκύψουν. Ο άνθρωπος που σας αντικαθιστά μπορεί να σας εκφοβίσει και λίγο ντροπαλός τις πρώτες μέρες και μπορεί να φοβάται να σας ενοχλήσει με τις ερωτήσεις του.- Να είστε βέβαιος να καταστήσετε σαφές ότι είστε εκεί για να βοηθήσετε και ότι οι ερωτήσεις είναι ευπρόσδεκτες.
- Με αυτόν τον τρόπο, θα βοηθήσετε να δημιουργήσετε μια κατάσταση στην οποία η ευθύνη για τη μεταφορά της υπηρεσίας θα μοιραστεί μεταξύ του διαδόχου σας και εσάς.
-
Οργανώστε μια συνάντηση για να κλείσετε την παράδοση. Το τελευταίο πράγμα που πρέπει να κάνετε πριν πάτε και ολοκληρώσετε την υπηρεσία είναι να οργανώσετε μια τελική συνάντηση με εκείνη που σας αντικαθιστά. Ζητήστε του να υποβάλει τυχόν εκκρεμή ερωτήσεις που μπορεί να έχει και τις σημειώσεις που έχει πάρει. Αυτή η συνάντηση είναι μια εξαιρετική ευκαιρία για το νέο να βεβαιωθεί ότι κατανοεί τις ευθύνες και το ρόλο του.- Όλες οι αβεβαιότητες μπορούν να διασαφηνιστούν σε αυτή τη συνάντηση.
- Ανάλογα με τον τύπο του τόπου όπου εργάζεστε, μπορεί να είναι συνετό να αποφύγετε τη συμμετοχή του προϊσταμένου ή του διευθυντή σας στη συνάντηση.
- Τουλάχιστον, πρέπει να ενημερώσετε τον διευθυντή σας για το πού και πότε πραγματοποιείται η συνάντηση και να ρωτήσετε αν υπάρχει κάτι άλλο που θα θέλατε να προσθέσετε.
Μέρος 3 Σκέψη όσον αφορά τη μακροπρόθεσμη ανάπτυξη
-
Επισημάνετε οποιοδήποτε έγγραφο υποστήριξης ή εκπαίδευση. Προσπαθήστε να δείτε τη μεταφορά της υπηρεσίας ως μια ευκαιρία που σας δόθηκε για να βοηθήσετε πραγματικά να δώσετε στον διαδόχο σας κάθε ευκαιρία να πετύχει. Δεν μεταδίδετε μόνο το έργο και τα καθήκοντα, προσπαθείτε επίσης να βοηθήσετε το άτομο που σας αντικαθιστά να αναπτυχθεί επαγγελματικά, εκτός από τη συμβολή στην σταθερότητα της παλιάς επιχείρησής σας μακροπρόθεσμα.- Μπορείτε να το κάνετε αυτό υποβάλλοντας τυχόν ευκαιρίες κατάρτισης που γνωρίζετε.
- Μπορεί να έχετε ακολουθήσει, όταν ξεκινήσατε αυτό το έργο, εκπαιδεύσεις που σας βοήθησαν να κάνετε το σημάδι σας και να προσαρμοστείτε.
- Μην ξεχάσετε να το παρουσιάσετε στον διάδοχό σας και να τον ενθαρρύνετε να διερευνήσει διάφορες δυνατότητες.
-
Μην παραμελείτε την κουλτούρα της εργασίας. Αν έχετε την ευκαιρία να περάσετε χρόνο με αυτόν που θα πάρετε το φακό σας, είναι σημαντικό να μην επικεντρωθείτε μόνο στις τεχνικές πτυχές της δουλειάς σας. Κάθε εταιρεία είναι μοναδική και έχει ένα μοναδικό περιβάλλον και εργασιακό πνεύμα που μπορεί να εκφοβίσει ή να μπερδέψει έναν νεοφερμένο. Βεβαιωθείτε ότι έχετε πάρει το χρόνο για να εξηγήσετε πώς λειτουργούν τα πράγματα στην επιχείρησή σας.- Προσπαθήστε να τον δείξετε στο γραφείο και να το παρουσιάσετε σε όλους τους υπαλλήλους.
- Να είστε βέβαιος να ορίσετε σαφώς τον ρόλο του νεοφερμένου και να διευκρινίσετε τα καθήκοντα των πρώην υπαλλήλων.
- Εάν η εργασία που κάνει το νέο άτομο είναι ελαφρώς διαφορετική από τη δική σας ή των προτεραιοτήτων του και οι ευθύνες είναι διαφορετικές, βεβαιωθείτε ότι οι άλλοι εργαζόμενοι γνωρίζουν.
-
Δώστε τα στοιχεία σας. Εάν θέλετε πραγματικά να κάνετε περισσότερα, δώστε τα στοιχεία επικοινωνίας σας στον νέο υπάλληλο. Θα μπορούσατε να του πείτε ότι έχει τη δυνατότητα να επικοινωνήσει μαζί σας σε περίπτωση μεγάλου προβλήματος ή αν πρέπει να καθοδηγηθεί. Δεν είναι όλοι ευχαριστημένοι να το κάνουν, και αυτό ασφαλώς θα εξαρτηθεί από τη σχέση σας με τον πρώην αφεντικό σας.- Ένα πρόβλημα μπορεί συχνά να λυθεί με ένα απλό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
- Το γεγονός ότι προτείνετε να βοηθήσετε καλά μετά την αναχώρησή σας θα αφήσει μια καλή εντύπωση και θα σας βοηθήσει να βελτιώσετε τη φήμη σας.