Πώς να διεξάγετε μια μελέτη του χρόνου και της κίνησης

Περιεχόμενο

• στάδια
• Μέρος 1 Επιλογή μεθόδου καταγραφής δεδομένων
• Μέρος 2 Πραγματοποιήστε τη μελέτη
• Μέρος 3 Ανάλυση αποτελεσμάτων και πραγματοποίηση αλλαγών

Σε αυτό το άρθρο: Επιλογή μεθόδου καταγραφής δεδομένωνΑποδοχή της μελέτηςΑναλύοντας τα αποτελέσματα και πραγματοποιώντας αλλαγές12 Αναφορές

Η μελέτη του χρόνου και της κίνησης περιλαμβάνει την ανάλυση της απόδοσης της εργασίας με παρατήρηση και χρονοδιάγραμμα. Μπορεί να σας βοηθήσει να καθορίσετε πόσο αποτελεσματική είναι η μέρα σας, επιτρέποντάς σας να εξοικονομείτε ενέργεια και χρόνο για το καλό όλων! Μπορείτε να κάνετε αυτό το είδος μελέτης για τον εαυτό σας ή για κάποιον άλλο. Πρώτον, πρέπει να επιλέξετε τη μέθοδο που θα χρησιμοποιήσετε, από την παρατήρηση σε πραγματικό χρόνο μέχρι τις μεθόδους δειγματοληψίας (μέθοδος στιγμιότυπου), προτού προχωρήσετε στην παρακολούθηση και τον προγραμματισμό της εργασίας. Αφού ολοκληρωθεί η μελέτη, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα αποτελέσματα για να δημιουργήσετε έναν αποδοτικότερο τρόπο εργασίας.

στάδια

Μέρος 1 Επιλογή μεθόδου καταγραφής δεδομένων

1. 
   

   
   Χρησιμοποιήστε τη μέθοδο δειγματοληψίας εάν δεν έχετε χρόνο. Αυτή η μέθοδος περιλαμβάνει την παρατήρηση του υπαλλήλου σε συγκεκριμένες περιόδους και όχι σταθερά. Τα διαστήματα μπορεί να είναι τυχαία ή τακτικά. Παρακολουθείτε τον εργαζόμενο για μια χρονική περίοδο, στη συνέχεια, στη συνέχεια, με βάση τα δείγματα, αναλύστε το χρόνο που δίνεται σε κάθε εργασία. Αυτή η μέθοδος είναι πιο αποτελεσματική σε δραστηριότητες που έχουν ελάχιστες συνιστώσες ή εργαζόμενους που εκτελούν λίγα καθήκοντα εν γένει.
   • Για παράδειγμα, με έναν υπάλληλο του οποίου κύριος στόχος είναι η τιμολόγηση, η τυχαία δειγματοληψία μπορεί να είναι αποτελεσματική επειδή σας επιτρέπει να βλέπετε τι κάνει το άτομο κάθε φορά που κάνετε απογραφή. Μόλις έχετε όλα τα δεδομένα, μπορείτε να προσδιορίσετε τη δραστηριότητα ή το στοιχείο που απαιτεί περισσότερο χρόνο για το άτομο, συγκρίνοντας τη συχνότητα και τη διάρκεια της εργασίας σε κάθε τυχαίο δείγμα.
   • Το πλεονέκτημα αυτής της προσέγγισης είναι η ικανότητα να παρατηρούνται περισσότερα από ένα άτομα σε μια καθορισμένη χρονική περίοδο μέσω της ατομικής περιστροφής.
   • Εάν εφαρμόσετε αυτή τη μέθοδο στον εαυτό σας, μπορείτε να προγραμματίσετε έναν συναγερμό που θα ενεργοποιήσει σε συγκεκριμένα χρονικά διαστήματα για να καταγράψετε το έργο που κάνετε για μια δεδομένη χρονική περίοδο.

2. 
   

   
   
   
   Παρακολουθήστε τη δραστηριότητα σε πραγματικό χρόνο για να κάνετε ερωτήσεις. Με αυτή τη μέθοδο, βρίσκεστε στο ίδιο δωμάτιο με τον υπάλληλο όταν εκτελείτε την εργασία. Παρατηρείτε την εργασία που εκτελεί και την καταστρέφει ενώ συγχρονίζεται. Κάθε συστατικό πρέπει να είναι ένα κατανοητό σύνολο, χωρίς να είναι υπερβολικά λεπτομερές και δύσκολο να ακολουθηθεί.
   • Δεν υπάρχει χρόνος μεγάλης δραστηριότητας χωρίς εξέταση των εξαρτημάτων. Μέσω αυτών μπορείτε να εντοπίσετε τις ελλείψεις. Στην πραγματικότητα, δεν υπάρχει λόγος να σταματήσετε τον υπάλληλο στη δουλειά του: απλά θα καταργήσετε την εργασία για σκοπούς εγγραφής. Για παράδειγμα, εάν η δουλειά του είναι να συμβουλεύεται επιστολές, τα συστατικά μέρη θα είναι: πηγαίνετε όπου τα ταχυδρομεία είναι, βρείτε τα μηνύματα αυτά, τα φέρτε στο γραφείο ανοίξετε τους φακέλους, διαβάστε τα περιεχόμενα και ρίξτε ή επεξεργαστείτε κάθε αλληλογραφία.
   • Μπορεί να είναι χρήσιμο να έχετε μια ομάδα ανθρώπων που είναι υπεύθυνοι για την παρατήρηση του εργαζομένου. Έτσι, ένα άτομο μπορεί να αναλάβει τη διακοπή του ρολογιού, μια άλλη εγγραφή χρόνου και ένα τρίτο πρόσωπο για τη λήψη σημειώσεων.
   • Μπορείτε επίσης να εφαρμόσετε αυτήν τη μέθοδο στην εργασία σας. Σε αυτή την περίπτωση, θα πρέπει να αξιολογήσετε κάθε στοιχείο καθώς το εκτελείτε.

3. 
   

   
   
   
   Κάντε ένα βίντεο για πιο φυσική επαφή. Αντί να παρακολουθείτε τις δραστηριότητες που εκτελούνται σε πραγματικό χρόνο, κάντε ένα βίντεο. Έτσι, μπορείτε να επιστρέψετε αργότερα για να αναλύσετε τη διάρκεια κάθε εργασίας. Δεν θα είναι μεγάλη απώλεια για εσάς, καθώς μπορείτε πάντα να γυρίσετε ξανά την ηχογράφηση για να αναθεωρήσετε μια ακολουθία.

4. 
   

   
   Πάρτε το βίντεο για να πάρετε πιο ακριβή αποτελέσματα. Αν μετρήσετε τη δική σας απόδοση, αυτή η μέθοδος θα είναι πολύ απλούστερη από τις άλλες δύο. Τοποθετήστε μια φωτογραφική μηχανή σε τρίποδο με την ιδανική γωνία για την καταγραφή της εργασίας. Αφήστε την κάμερα να καταγράψει μια εργασία που κάνετε, για παράδειγμα όταν γράφετε μια αναφορά.
   • Αξιολογήστε τη δραστηριότητα σε μια χρονική περίοδο. Για παράδειγμα, μπορείτε να πραγματοποιήσετε την αξιολόγηση για μία εβδομάδα ή ένα μήνα.

Μέρος 2 Πραγματοποιήστε τη μελέτη

1. 
   

   
   Δημιουργήστε ένα υπολογιστικό φύλλο για να αποθηκεύσετε τα δεδομένα. Θα χρειαστείτε ένα εργαλείο για την καταγραφή της εργασίας και ένα υπολογιστικό φύλλο είναι ιδανικό. Εκτός από αυτό, θα χρειαστεί να καταγράψετε την ώρα. Οι εργασίες γίνονται συχνά σε παρτίδες. Αν αυτή είναι η περίπτωσή σας, σχεδιάστε ένα πεδίο για να καταγράψετε τη διάρκεια κάθε συνιστώσας κάθε εργασίας. Για αυτό το μέρος, θα χρειαστείτε μόνο ένα σύνολο αριθμημένων πλαισίων. Θα χρειαστεί επίσης να προσθέσετε μια στήλη για παρατηρήσεις.
   • Για παράδειγμα, αν η δουλειά ενός υπαλλήλου είναι να ελέγχει τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ένα από τα συστατικά είναι να τα διαβάσει, γράψτε τον χρόνο που χρειάζεται για να διαβάσετε καθένα στα αριθμημένα μέρη δίπλα στο στοιχείο.

2. 
   

   
   Διαχωρίστε το φόρτο εργασίας σε μικρές δραστηριότητες. Για να κάνετε μια μελέτη χρόνου και κίνησης, πρέπει να καθορίσετε εν μέρει τον χρόνο που έχετε κατανεμηθεί για κάθε εργασία. Σε γενικές γραμμές, ο μόνος τρόπος να βελτιωθεί η απόδοση μιας ομάδας είναι να εξετάσουμε τις μικρές ενέργειες κάθε εργασίας. Μόλις ολοκληρωθεί η εργασία, υποδείξτε κάθε στοιχείο και ακολουθήστε μια σύντομη περιγραφή.
   • Το μυστικό είναι να βρείτε τις σωστές λεπτομέρειες. Για παράδειγμα, ο χρόνος που απαιτείται για να πατήσετε ένα κουμπί είναι περιττές πληροφορίες. Ωστόσο, δεν πρέπει να υπερβολική χρήση, καθώς αυτό μπορεί να σας στερήσει τα δεδομένα που απαιτούνται για την ανίχνευση του επιπέδου απόδοσης.
   • Ας υποθέσουμε ότι ελέγχετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Αυτή η εργασία θα πρέπει να κατανεμηθεί ως εξής: σύνδεση με τον υπολογιστή και τα εισερχόμενά σας, διαγραφή των ανεπιθύμητων μηνυμάτων χωρίς το άνοιγμα, ανάγνωση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, γραφή απαντήσεων σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ταξινόμηση αρχείων σε φακέλους.

3. 
   

   
   Αποθηκεύστε κάθε εργασία. Ξεκινήστε με ένα χρονόμετρο. Προσπαθήστε να χρονομετρήσετε κάθε μέρος της εργασίας, σημειώνοντας πόσο χρόνο χρειάστηκε για να ολοκληρώσετε κάθε εργασία. Είναι γενικά ευκολότερο να σταματήσετε και να επανεκκινήσετε το χρονόμετρο χρησιμοποιώντας το χρόνο που έχει παρέλθει. Αργότερα, μπορείτε να υπολογίσετε τον αριθμό δευτερολέπτων που χρειάστηκε για κάθε δραστηριότητα.
   • Για καλύτερη ακρίβεια, συλλέξτε τα δεδομένα για αρκετές ημέρες.

4. 
   

   
   Χρονικές εργασίες με βίντεο. Όταν χρησιμοποιείτε ένα βίντεο, πρέπει να σταματήσετε και να το επανεκκινήσετε για κάθε συστατικό που θέλετε. Αυτό θα σας δώσει το χρόνο να κάνετε παρατηρήσεις και να σημειώσετε τη διάρκεια κάθε συστατικού.

Μέρος 3 Ανάλυση αποτελεσμάτων και πραγματοποίηση αλλαγών

1. 
   

   
   Υπολογίστε τη μέση διάρκεια κάθε βήματος. Αφού συλλέξετε όλα τα δεδομένα, προσπαθήστε να υπολογίσετε τη μέση διάρκεια κάθε βήματος. Για να πάρετε τον μέσο όρο, αθροίστε όλες τις διάρκειες μιας συνιστώσας και διαιρέστε με τον αριθμό των διάρκειες σε αυτήν την ομάδα.
   • Για παράδειγμα, εάν η ανάγνωση αλληλογραφίας είναι συστατικό, οι διάρκειες μπορεί να είναι 4 λεπτά, 1 λεπτό, 2 λεπτά, 3 λεπτά και 5 λεπτά. Αθροίστε αυτούς τους αριθμούς: 4 + 1 + 2 + 3 + 5 = 15. Διαχωρίστε το αποτέλεσμα με τον αριθμό των διάρκειων που συλλέγονται. Στην περίπτωση του είδους, είναι 5. Χωρίστε 15 με 5 για να έχετε 3 λεπτά κατά μέσο όρο ταχυδρομικά.

2. 
   

   
   Προσδιορίστε τη μέση διάρκεια μιας δραστηριότητας. Η απλούστερη προσέγγιση για τον καθορισμό της μέσης διάρκειας μιας ολόκληρης εργασίας είναι να συγκεντρωθούν όλοι οι μέσοι όροι των συστατικών. Αυτό θα σας βοηθήσει να βρείτε τον μέσο όρο όλων των εργασιών.

3. 
   

   
   Κατατάξτε τα καθήκοντα κατά επίπεδο σπουδαιότητας. Ταξινόμηση των δραστηριοτήτων κατά επίπεδο σπουδαιότητας για να μάθουμε ποιες είναι οι προτεραιότητες. Δεν χρειάζεται να αντιστοιχίσετε αριθμούς: μπορείτε απλά να τα χαρακτηρίσετε ως σημαντικό και όχι σημαντικό καθήκον. Για παράδειγμα, μπορεί να είναι σημαντικό να απαντάτε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά αν δεν εργάζεστε στην εξυπηρέτηση πελατών, είναι μάλλον ένα λιγότερο σημαντικό καθήκον από το να γράφετε μια αναφορά.

4. 
   

   
   Μειώστε τις δραστηριότητες λιγότερο σημαντικές και χρονοβόρες. Αφού αξιολογήσετε όλες τις εργασίες, προσδιορίστε ποιες χρειάζονται αρκετό χρόνο, αλλά δεν έχουν μεγάλη αξία. Είναι αυτό το έργο που θα σας βοηθήσει να βρείτε τρόπους για να μειώσετε τα έξοδά σας. Είναι εξίσου σημαντικό να δούμε δραστηριότητες που είναι χρονοβόρες αλλά και σημαντικές για την εργασία σας. Σίγουρα δεν θα έβλαπτε να τα καταστήσει πιο αποτελεσματικά.

5. 
   

   
   Παρακολουθήστε για ταυτόχρονα σημεία. Τα ταυτόχρονα καθήκοντα τείνουν να επιμηκύνουν τη διάρκεια κάθε δραστηριότητας, δεδομένου ότι δεν μπορείτε να εστιάσετε σε πολλαπλές εργασίες ταυτόχρονα. Όταν εκτελείτε πολλαπλές εργασίες, όπως προβολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και σύνταξη μιας αναφοράς ταυτόχρονα, προσπαθήστε να κάνετε διαφορετικά. Ορίστε χρόνο για να κάνετε μία εργασία κάθε φορά. Καθώς γράφετε μια αναφορά, αφήστε τους μόνοι τους.
   • Εάν διαβάζετε το μυαλό σας όλη την ημέρα, απομακρύνονται διανοητικά από όλες τις άλλες εργασίες που εκτελείτε. Συχνά, είναι καλύτερα να κάνετε μόνο μία δουλειά τη φορά. Για παράδειγμα, μπορείτε να τα διαβάσετε το πρωί, το μεσημέρι και λίγο πριν φύγετε από την εργασία.

6. 
   

   
   Ψάξτε για ελαττώματα για να τα μειώσετε. Θα βρείτε συχνά ανεπάρκειες στις εργασίες που περιμένετε και περιγράφετε. Με την εξάλειψη αυτών των ελλείψεων, θα είστε σε θέση να εργαστείτε καλύτερα και να αξιοποιήσετε στο έπακρο το χρόνο σας.
   • Για παράδειγμα, εάν πρέπει να συμπληρώνετε έγγραφα κάθε μέρα σε άλλο δωμάτιο εκτός του γραφείου σας, βρείτε το χρόνο να το κάνετε αμέσως. Η συνεχής μπρος-πίσω θα σας κάνει να χάσετε χρόνο που θα μπορούσατε να αφιερώσετε σε άλλα καθήκοντα.