Πώς να εκπαιδεύσετε τους υπαλλήλους σας από απόσταση

Περιεχόμενο

• στάδια
• Μέρος 1 Επιλογή μιας πλατφόρμας επικοινωνίας
• Μέρος 2 Δημιουργήστε αποτελεσματικά εκπαιδευτικά υλικά
• Μέρος 3 Εποπτεύει το προσωπικό

Σε αυτό το άρθρο: Επιλέγοντας μια πλατφόρμα επικοινωνίας Δημιουργία αποτελεσματικών εκπαιδευτικών υλικώνΥπηρεσία προσωπικού13 Αναφορές

Οι εργαζόμενοι που εργάζονται εξ αποστάσεως μπορούν να αποτελέσουν σημαντικό πλεονέκτημα για τον οργανισμό σας. Ωστόσο, η εκπαίδευσή τους μπορεί να δημιουργήσει ιδιαίτερες προκλήσεις. Εάν οι υπάλληλοί σας ζουν μακριά από τους επαγγελματικούς χώρους σας, φροντίστε να δημιουργήσετε μια συνεπή και αξιόπιστη πλατφόρμα επικοινωνίας. Στείλτε τα καλά εκπαιδευμένα εκπαιδευτικά υλικά για να μάθουν οι ίδιοι τις απαιτήσεις εργασίας. Τέλος, η άμεση εποπτεία και η τακτική ανατροφοδότηση μπορούν να τους βοηθήσουν να προσαρμοστούν με αποτελεσματικό και αποτελεσματικό τρόπο.

στάδια

Μέρος 1 Επιλογή μιας πλατφόρμας επικοινωνίας

1. 
   

   
   Ζητήστε τους να πάνε στην εταιρεία, ει δυνατόν. Ακόμα κι αν ένας εργαζόμενος εργάζεται εξ αποστάσεως, μπορείτε να τον πάρετε στην επιχείρηση για εκπαίδευση. Αυτή είναι συνήθως η πιο πρακτική και οικονομικά αποδοτική επιλογή κατάρτισης για τους εργαζόμενους που εργάζονται εξ αποστάσεως, αλλά που ζουν κοντά σε ένα γραφείο ή θυγατρική της εταιρείας. Ωστόσο, αν ζουν πολύ μακριά, αυτή η δυνατότητα μπορεί να αποκλειστεί.

2. 
   

   
   Οργανώστε τηλεδιάσκεψη για εξατομικευμένη εκπαίδευση. Οι κλήσεις και οι τηλεδιασκέψεις δίνουν μια προσωπική επαφή με τη διαδικασία εκπαίδευσης και μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να διευκρινίσουν σημαντικές λεπτομέρειες σχετικά με την εργασία. Οι συνομιλίες ανά εβδομαδιαίο διάστημα θα σας βοηθήσουν να παρακολουθείτε την πρόοδο του προσωπικού σας.
   • Οι τηλεδιάσκεψεις είναι πιο αποτελεσματικές για τους εργαζόμενους που εργάζονται εξ αποστάσεως και συμμετέχουν στη στρατηγική ή το μάρκετινγκ της εταιρείας: αυτό το κανάλι σάς επιτρέπει να συζητάτε ελεύθερα μαζί τους τις ιδέες και τις διαδικασίες.
   • Εάν ο υπάλληλος και δεν έχετε τις ίδιες ζώνες ώρας, φροντίστε να επιλέξετε έναν χρόνο που σας ταιριάζει.
   • Εδώ είναι μερικές εξαιρετικές εφαρμογές για τηλεδιάσκεψη: Skype, Zoom ή Slack.

3. 
   

   
   
   
   Χρησιμοποιήστε μια άμεση υπηρεσία. Για τις επιχειρήσεις των οποίων οι δραστηριότητες απαιτούν συνεργασία και συχνή επικοινωνία μεταξύ εργαζομένων, η άμεση εξυπηρέτηση είναι η καταλληλότερη επιλογή επειδή παρέχει στους εργαζόμενους την επικοινωνία σε πραγματικό χρόνο.
   • Εάν ο υπάλληλος έχει οποιεσδήποτε ερωτήσεις κατά τη διάρκεια της εκπαίδευσης, αυτός ή αυτή μπορεί να σας παραπέμψει μέσω της άμεσης γραμμής για μια γρήγορη απάντηση. Επίσης, μπορείτε να του στείλετε σχόλια και σε πραγματικό χρόνο σχετικά με το έργο του μέσω του ίδιου καναλιού.
   • Ακολουθούν ορισμένες υπηρεσίες μη πληρωμής που μπορεί να χρησιμοποιήσει η επιχείρησή σας: Skype, Google+ Hangouts και Spark.
   • Η άμεση εργασία μπορεί να μην είναι η καλύτερη επιλογή αν ο υπάλληλός σας δεν εργάζεται τις ίδιες ώρες με την υπόλοιπη ομάδα.

4. 
   

   
   Στείλτε στον αυτοαπασχολούμενο. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι μια καλή επιλογή αν ο εργαζόμενος δεν έχει τις ίδιες ώρες εργασίας, έχει διαφορετική ζώνη ώρας ή θέτει τις δικές του ώρες. Στείλτε τις σημειώσεις, τα εκπαιδευτικά υλικά, τους συνδέσμους και τα συνημμένα εύκολα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
   • Βεβαιωθείτε ότι γνωρίζει πόσο καιρό θα χρειαστεί για να απαντήσετε σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Μέρος 2 Δημιουργήστε αποτελεσματικά εκπαιδευτικά υλικά

1. 
   

   
   
   
   Σχεδιάστε ένα εκπαιδευτικό εγχειρίδιο ή οδηγό για τον εργαζόμενο. Η διαθεσιμότητα ενός εγχειριδίου κατάρτισης επιτρέπει στους υπαλλήλους να γνωρίζουν τι πρέπει να κάνουν όταν έχουν μια ερώτηση ή παρανόηση. Στείλτε το εγχειρίδιο στο προσωπικό σας ή μοιραστείτε το σε ένα σύστημα αποθήκευσης cloud. Θα πρέπει να συμπεριλάβετε:
   • τις πρώτες ευθύνες εργασίας,
   • πολιτική της εταιρείας,
   • πώς να εκτελέσετε εργασίες χρησιμοποιώντας λογισμικό, διαδικτυακές διεπαφές ή άλλα εργαλεία,
   • τον τρόπο επικοινωνίας με τη διοίκηση.

2. 
   

   
   Δώστε συγκεκριμένες λεπτομέρειες σχετικά με τον τρόπο εκτέλεσης των εργασιών. Πραγματοποιήστε μια προσπάθεια να προβλέψετε προβλήματα ή ερωτήσεις που μπορεί να έχει ο εργαζόμενος και να τις συμπεριλάβετε στο εγχειρίδιό σας. Οι συγκεκριμένες λεπτομέρειες επιτρέπουν στο προσωπικό να κατανοεί πρώτα τα καθήκοντα που πρέπει να εκτελεστούν.
   • Για παράδειγμα, αντί να λέτε απλώς, "παρακαλώ επιστρέψτε την εργασία σας αφού τελειώσετε", λένε αυτό: "Κάντε κλικ στο κουμπί Αποστολή να μας στείλετε την εργασία σας αφού τελειώσετε. Αυτό θα ανανεώσει τη σελίδα και θα σας φέρει πίσω στην κύρια διεπαφή. "
   • Βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπεριλάβει λεπτομέρειες, όπως ώρες αναφοράς, υποβολή εργασιών ή επικοινωνία σε περίπτωση προβλήματος.

3. 
   

   
   Ορίστε ποσοστώσεις και στόχους για κάθε εργασία. Αφού πείτε στον εργαζόμενο πώς να εκτελέσει μια εργασία, βεβαιωθείτε ότι κατανοούν τους κανόνες, τις ποσοστώσεις ή τις οδηγίες που θα πρέπει να ακολουθήσουν. Πόση δουλειά πρέπει να κάνει ανά εβδομάδα; Πώς πρέπει να επικοινωνείτε μαζί σας; Πόσο καιρό χρειάζεται για να υποβάλετε το έργο;
   • Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να πείτε ότι "αναμένουμε ότι θα κάνετε πέντε (5) κλήσεις κάθε ώρα" ή "θα πρέπει να ελέγχετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μία φορά τουλάχιστον ανά ώρα μεταξύ 9 π.μ. και 5 μ.μ. "

4. 
   

   
   Παρέχετε εκπαιδευτικό περιεχόμενο για λογισμικό και υλικό. Εάν υπάρχουν συγκεκριμένα προγράμματα ή υλικά που ο εργαζόμενος πρέπει να χρησιμοποιήσει, εκτός από τις γραπτές οδηγίες, δώστε σαφή οπτικά στοιχεία για το πώς θα προχωρήσετε.
   • Εάν εργάζεστε σε μια πλατφόρμα υπολογιστή, χρησιμοποιήστε ένα λογισμικό λήψης οθόνης για να τραβήξετε φωτογραφίες ή βίντεο από την οθόνη, περιγράφοντας κάθε βήμα της διαδικασίας.
   • Τα διαγράμματα και τα γραφήματα μπορούν να είναι πολύ χρήσιμα για τους εργαζόμενους που χρειάζονται εγκατάσταση συγκεκριμένου εξοπλισμού ή λογισμικού.

5. 
   

   
   Επενδύστε σε ένα online πρόγραμμα κατάρτισης. Εάν εργάζεστε με μεγάλο αριθμό ανθρώπων από απόσταση, μπορείτε να προσλάβετε έναν οργανισμό για να αναπτύξετε μια ηλεκτρονική ενότητα κατάρτισης για να αυτοματοποιήσετε μέρος της εκπαιδευτικής διαδικασίας. Θα συνεργαστείτε με την υπηρεσία για να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη πλατφόρμα που θα περιλαμβάνει βίντεο και διαδραστικά εργαλεία.
   • Οι οργανισμοί αυτοί μπορούν να παρουσιαστούν στο κοινό ως επιχειρήσεις κατάρτισης ή πρόσληψης.
   • Παρά το υψηλό κόστος αυτής της επιλογής, θα σας εξοικονομήσει πολύτιμο χρόνο εάν εκπαιδεύσετε τους υπαλλήλους σας τακτικά.

Μέρος 3 Εποπτεύει το προσωπικό

1. 
   

   
   Ορίστε στόχους για τον υπάλληλό σας. Δημιουργήστε ένα χρονοδιάγραμμα στις εργασίες που πρέπει να επιτελέσει και ορίστε συγκεκριμένους στόχους που πρέπει να επιτευχθούν και το χρονικό πλαίσιο για την επίτευξη αυτών. Αυτό βοηθά τους απομακρυσμένους εργαζομένους σας να σας οδηγήσουν και να τους ενθαρρύνει να γίνουν πιο παραγωγικοί πιο γρήγορα.
   • Για παράδειγμα, πείτε: "Θέλουμε να μπορείτε να χρησιμοποιείτε το λογισμικό κλήσεων πριν από το τέλος της πρώτης εβδομάδας. Μέχρι το τέλος του πρώτου μήνα, θα πρέπει να κάνετε πωλήσεις τουλάχιστον 10.000 ευρώ. "

2. 
   

   
   Δημιουργήστε συγκεκριμένα σχόλια σχετικά με τις πρώτες εργασίες. Κάνετε εποικοδομητικά σχόλια για κάθε εργασία για τις πρώτες δύο έως τρεις εβδομάδες ή έως ότου ο υπάλληλος εξοικειωθεί με τα διάφορα στάδια της εργασίας τους. Αυτό το είδος σχολιασμού μπορεί να βοηθήσει να μετρηθεί η κατεύθυνση και οι προσδοκίες του έργου που κάνει.
   • Για παράδειγμα, πείτε κάτι σαν: "Αυτές οι εικόνες που έχετε σχεδιάσει είναι πραγματικά καλές. Ωστόσο, πιστεύουμε ότι θα ήταν καλύτερα προσαρμοσμένο στο εμπορικό σήμα της εταιρείας μας, αν τηρήσετε ένα ενιαίο χρωματικό σχήμα. Ομοίως, προτιμούμε μια μικρότερη γραμματοσειρά. "
   • Το πρώτο του έργο πρέπει να είναι αρκετά απλό και με μικρή καθυστέρηση. Για παράδειγμα, ζητήστε να γράψετε ένα μικρό άρθρο ή να δημιουργήσετε ένα υπολογιστικό φύλλο για το τέλος της ημέρας. Αυτό θα σας βοηθήσει να του δώσετε γρήγορη ανατροφοδότηση.

3. 
   

   
   Ζητήστε σχόλια και ερωτήσεις. Ενθαρρύνετε τον υπάλληλο να σας προσεγγίσει με οποιεσδήποτε ερωτήσεις μπορεί να έχει. Μόλις ολοκληρωθεί η εκπαίδευση, ρωτήστε τον αν έχει ειλικρινή γνώμη για τη διαδικασία. Αυτό θα σας βοηθήσει να καταστήσετε τη διαδικασία πιο ξεκάθαρη για τους πιθανούς υπαλλήλους που εργάζονται εξ αποστάσεως.
   • Εάν ο εργαζόμενος σας προσεγγίσει με μια ερώτηση, απαντήστε όσο καλύτερα μπορείτε. Εάν έχετε την εντύπωση ότι η απάντηση είναι στο μέσο προπόνησης, προσπαθήστε να το αναφερθείτε καθορίζοντας την ενότητα.
   • Εάν ο νέος υπάλληλος δεν σας στείλει ερωτήσεις, μπορείτε να του στείλετε ένα απλό με παρόμοιο περιεχόμενο: "μόνο για να λάβετε νέα. Πώς θα προχωρήσει η εκπαίδευση; Έχετε ερωτήσεις; "
   • Εάν το επιθυμείτε, αφήστε τα σχόλια ανώνυμα, ώστε να αισθάνεστε ελεύθερα να εκφράσετε τον εαυτό σας. Χρησιμοποιήστε έναν ιστότοπο επιτόπιων ερευνών για να δημιουργήσετε μια φόρμα απάντησης.

4. 
   

   
   Επικοινωνήστε τακτικά με όλους τους εργαζομένους σας. Κατά τη διάρκεια και μετά την εκπαίδευση, διατηρήστε τις επαφές μαζί τους και ενημερώστε τους για τα νέα της εταιρείας. Τα ενημερωτικά δελτία, τα ηλεκτρονικά σεμινάρια ή ακόμα και οι εβδομαδιαίες κλήσεις διάσκεψης μπορούν να τα ενημερώσουν.
   • Οι εργαζόμενοι που εργάζονται εξ αποστάσεως έχουν την τάση να αισθάνονται απομονωμένοι ή να μην έρχονται σε επαφή με αποφάσεις, νέα και τρέχοντα γεγονότα μέσα στην εταιρεία. Γι 'αυτό είναι σημαντικό να τους υποστηρίξετε και να τους ενθαρρύνετε να προσεγγίσουν και να συνεργαστούν με άλλα μέλη της ομάδας και της εταιρείας μέσω κοινωνικών δικτύων, άμεσων μηνυμάτων ή τηλεδιάσκεψης.