Πώς να ξεκινήσετε μια τηλεφωνική συνομιλία

Περιεχόμενο

• στάδια
• Μέρος 1 Προετοιμασία της συνομιλίας
• Μέρος 2 Ενεργοποίηση της συνομιλίας
• Μέρος 3 Ετοιμαστείτε για την κλήση

Σε αυτό το άρθρο: Προετοιμασία της συνομιλίαςΕνεργοποίηση της συνομιλίας Προετοιμασία για τις κλήσεις9 Αναφορές

Είτε θέλετε να πάρετε μια ημερομηνία είτε να κάνετε μια πώληση, ίσως χρειαστεί να κάνετε ένα μεγάλο τηλεφώνημα. Εάν δεν συνηθίζετε να μιλάτε στο τηλέφωνο, η εμπλοκή σε μια συζήτηση μπορεί να είναι τρομακτική. Το κλειδί για ένα επιτυχημένο τηλεφωνικό κέντρο είναι να προετοιμάσετε και να βεβαιωθείτε ότι και τα δύο μέρη είναι άνετα ώστε να μπορείτε να προσεγγίσετε το θέμα με ευκολία.

στάδια

Μέρος 1 Προετοιμασία της συνομιλίας

1. 
   

   
   Μάθετε τι θέλετε από την κλήση. Πριν να πάρετε ακόμη και το τηλέφωνό σας, είναι σημαντικό να προσδιορίσετε τι θέλετε να πάρετε από αυτή την ανταλλαγή. Για παράδειγμα, αν καλείτε κάποιον για τον οποίο πιέζετε, ο στόχος μπορεί να είναι να αποφύγετε την έξοδο. Κατά τη διάρκεια μιας επιχειρηματικής κλήσης, ο στόχος μπορεί να είναι η πώληση μιας υπηρεσίας ή εμπορευμάτων. Ρωτήστε τον εαυτό σας τι ελπίζετε να πάρετε από αυτή τη συζήτηση.
   • Όταν είναι δυνατόν, είναι καλύτερο να είστε όσο το δυνατόν πιο συγκεκριμένοι κατά τον εντοπισμό του στόχου σας. Αυτό θα σας βοηθήσει να προετοιμάσετε καλύτερα τη συζήτηση.
   • Σε ορισμένες περιπτώσεις, ο στόχος σας για την κλήση θα είναι γενικότερος. Για παράδειγμα, μπορείτε να καλέσετε μια εταιρεία να ρωτήσει για τις υπηρεσίες που προσφέρει, χωρίς να γνωρίζει ακριβώς τι ψάχνετε. Οι πληροφορίες που θα λάβετε θα μπορούσαν να σας βοηθήσουν να διευκρινίσετε τι ακριβώς θέλετε ή χρειάζεστε.

2. 
   

   
   
   
   Μάθετε με ποιον θα μιλήσετε. Όταν καλείτε να μιλήσετε σε ένα συγκεκριμένο άτομο που δεν γνωρίζετε καλά, αναζητήστε πληροφορίες σχετικά με αυτές. Αυτό θα σας βοηθήσει να πάρετε μια καλύτερη ιδέα για το τι θα περιμένετε από τη συνομιλία. Για παράδειγμα, αν καλέσετε τον αρχηγό μιας εταιρείας, είναι πιθανότατα πολύ απασχολημένος και δεν θα έχει πολύ χρόνο να σας χορηγήσει. Αν καλέσετε κάποιον ντροπαλό, μπορεί να χρειαστεί να κάνετε το μεγαλύτερο μέρος της ομιλίας.
   • Εάν πραγματοποιείτε μια επιχειρηματική κλήση, μεταβείτε στην ιστοσελίδα της επιχείρησης του ατόμου που προσπαθείτε να επικοινωνήσετε. Θα πρέπει να είστε σε θέση να βρείτε τον τίτλο της και ίσως ακόμη και μια βιογραφία που θα σας βοηθήσει να πάρετε μια ιδέα για το ποιος είναι.
   • Εάν κάνετε μια προσωπική κλήση, ρωτήστε έναν φίλο που γνωρίζει το πρόσωπο που καλείτε για να σας δώσει πληροφορίες σχετικά με αυτό.

3. 
   

   
   
   
   Σημειώστε μερικά σημεία της συνομιλίας. Μόλις ξέρετε τι θέλετε και με ποιον πρόκειται να μιλήσετε, μπορεί να αισθανθείτε πιο χαλαροί μετά την προετοιμασία ορισμένων σημειώσεων για το τηλεφώνημα. Αυτά θα μπορούσαν να είναι σημεία που θέλετε να συζητήσετε απολύτως ή ερωτήσεις που θέλετε να ζητήσετε. Η προετοιμασία μιας λίστας μπορεί να σας εξοικονομήσει από το να χάσετε κάτι σημαντικό όταν καλείτε.
   • Μπορεί να είναι χρήσιμο να σχεδιάσετε ένα σχέδιο όσων θα πείτε κατά τη διάρκεια της ανταλλαγής. Φυσικά, θα πρέπει να προσαρμόζεστε ανάλογα με τις απαντήσεις του συνεργάτη σας, αλλά μπορεί να σας βοηθήσει να παραμείνετε σε τροχιά εάν είστε νευρικοί όταν μιλάτε στο τηλέφωνο.
   • Σκεφτείτε την πιθανή διάρκεια της κλήσης. Είναι καλύτερο να υποθέσετε ότι θα έχετε μόνο ένα μικρό χρονικό διάστημα για να εστιάσετε στα πιο σημαντικά θέματα.

Μέρος 2 Ενεργοποίηση της συνομιλίας

1. 
   

   
   Καλωσορίστε τον συνομιλητή σας και εισάγετε τον εαυτό σας. Θα πρέπει να αρχίσετε με χαιρετισμό το άτομο που παίρνει, από γειά σου ή γεια. Οι περισσότεροι άνθρωποι έχουν σήμερα ένα τηλέφωνο με τον καλούντα, αλλά θα χρειαστεί να έρθετε, εκτός και αν το άτομο στο άλλο άκρο της γραμμής σας χαιρετήσει με το όνομά σας. Αν καλέσετε κάποιον που γνωρίζετε σχετικά καλά, το όνομά σας μπορεί να είναι αρκετό. Σε άλλες περιπτώσεις, ίσως χρειαστεί να δώσετε περισσότερες πληροφορίες ώστε το άτομο να μπορεί να σας αναγνωρίσει.
   • Για να χαιρετήσετε τον συνομιλητή σας, μπορείτε να προσαρμόσετε την ώρα της ημέρας: γειά σου, καλησπέρα.
   • Αν πρόκειται για επιχειρηματική κλήση, πρέπει επίσης να καθορίσετε το όνομα της εταιρείας για την οποία εργάζεστε. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να πείτε, "Γεια σας, είμαι η Jessica Brion από τη Grasse Communication".
   • Αν καλέσετε κάποιον που σας αρέσει, θα μπορούσατε να αναφέρετε τη θέση της συνάντησής σας. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να πείτε: "Γεια σου, είναι ο Jean Daniel, συναντηθήκαμε στο γυμναστήριο την περασμένη εβδομάδα. "
   • Εάν καλείτε κάποιον με τον οποίο έχετε έναν κοινό φίλο, θα πρέπει να καθορίσετε το όνομα του φίλου σας. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να πείτε: "Γεια σου, αυτή είναι η Alice, lamie dÉric. Πρέπει να σου είπε ότι θα έλεγα ... "
   • Εάν καλείτε μια κενή θέση, θα πρέπει να καθορίσετε πού βρήκατε τη διαφήμιση. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να πείτε: "Γεια σας, το όνομά μου είναι Jean Valgean. Σας καλώ για τη δημοσίευση που δημοσιεύθηκε χθες στην εφημερίδα. "
   • Εάν καλέσετε μια εταιρεία να ζητήσει γενικές πληροφορίες, ενδέχεται να μην χρειάζεται να καθορίσετε το όνομά σας. Θα μπορούσατε να πείτε απλά: "Γεια σας, ενδιαφέρομαι για τις υπηρεσίες φύλαξης παιδιών. "

2. 
   

   
   Ρωτήστε τον συνομιλητή σας εάν είναι διαθέσιμος για να σας μιλήσει. Αν θέλετε η τηλεφωνική συνομιλία να είναι επιτυχής, είναι σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι το πρόσωπο που καλείτε είναι το ίδιο επικεντρωμένο όπως και εσείς στη συνομιλία. Για αυτό, θα έχετε το καλύτερο συμφέρον να τον ρωτήσετε εάν έχει τον χρόνο να σας μιλήσει πριν αρχίσετε τη συζήτηση. Αν η επαφή σας επιβεβαιώσει ότι έχει χρόνο για συζήτηση, μπορείτε να ξεκινήσετε την ανταλλαγή. Εάν σας λέει ότι είναι απασχολημένος ή βγαίνει, θα πρέπει να βρείτε έναν άλλο χρόνο για να του μιλήσετε.
   • Αν το πρόσωπο που καλείτε δεν είναι διαθέσιμο για να μιλήσει όταν καλείτε, ορίστε μια ώρα που θα καλέσετε ξανά πριν το κλείσετε. Θα μπορούσατε να πείτε: "Μπορώ να σας τηλεφωνήσω σήμερα το απόγευμα; Στις 3 μ.μ. για παράδειγμα; "
   • Εάν κάποιος άλλος θέλει να σας καλέσει πίσω, να τους προσφέρετε μια μέρα και μια ώρα όταν θα είστε διαθέσιμοι. Θα μπορούσατε να του πείτε, "Θα είμαι διαθέσιμος αύριο το πρωί. Ας πούμε περίπου στις 10 μ.μ. "

3. 
   

   
   Σπάστε τον πάγο με κοινότητες. Αν καλέσετε να ρωτήσετε ή να πουλήσετε κάτι, δεν θα είναι πάντα καλό να πηγαίνετε κατευθείαν στο σημείο. Αυτό θα μπορούσε να είναι εκτός λειτουργίας για τον συνομιλητή σας. Δημιουργήστε μια σχέση ανταλλάσσοντας μερικές πανοπλίες σε ελαφρά θέματα, όπως ο καιρός.
   • Μην κάνετε παρίες να διαρκέσουν πολύ καιρό. Το άλλο πρόσωπο μπορεί να αρχίσει να νοσηλεύεται.
   • Αν γνωρίζετε το άτομο που καλείτε, προσαρμόστε τα λόγια σας μιλώντας για τα κέντρα ενδιαφέροντος που γνωρίζετε. Για παράδειγμα, αν καλέσετε κάποιον που είναι αθλητικός ανεμιστήρας, θα μπορούσατε να του πείτε: "Ο αγώνας του PSG ήταν υπέροχος χθες το βράδυ, έτσι δεν ήταν; "
   • Αν δεν γνωρίζετε το άτομο που καλείτε, πείτε κάτι πιο γενικό. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να πείτε: "Είναι πολύ ζεστό αυτή την εβδομάδα, έτσι δεν είναι; Δεν μου φαίνεται ότι ήταν τόσο ζεστό το περασμένο καλοκαίρι. "

4. 
   

   
   Συζητήστε το θέμα της κλήσης σας. Μόλις αισθανθείτε ότι εσείς και το άλλο άτομο είστε πιο άνετοι και πιο χαλαροί, θα είναι καιρός να κατεβείτε στην επιχείρηση. Ενημερώστε τον καλούντα για τον οποίο καλείτε. Να είστε όσο το δυνατόν σαφέστεροι και πιο συνοπτικοί, διότι αν περιπλανηθείτε, θα έχετε την αίσθηση της έλλειψης ασφάλισης.
   • Εάν θέλετε να ζητήσετε κάτι από τον συνομιλητή σας, ενώ σχεδιάζετε ασφάλιση, θα πρέπει επίσης να μείνετε ευγενικοί.
   • Εάν μιλάτε για πολύ καιρό χωρίς να σταματήσετε, ο συνομιλητής σας μπορεί να αρχίσει να χάσει την ομιλία σας. Εάν έχετε πολλά να πω, θα ήταν καλή ιδέα να κάνετε διαλείμματα και να ζητήσετε τη γνώμη του.
   • Μην τρώτε ή μασήστε τα ούλα ενώ μιλάτε στο τηλέφωνο. Ο θόρυβος θα δημιουργήσει την εντύπωση ότι δεν συμμετέχετε πραγματικά στη συζήτηση.

Μέρος 3 Ετοιμαστείτε για την κλήση

1. 
   

   
   Βρείτε ένα ήσυχο μέρος. Όταν ήρθε η ώρα να πραγματοποιήσετε την κλήση, θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι η κλήση γίνεται όσο το δυνατόν πιο ομαλά. Θα χρειαστεί να δημιουργήσετε ένα περιβάλλον ευνοϊκό για τη συζήτηση. Επιλέξτε ένα ήσυχο μέρος, όπου ο θόρυβος του περιβάλλοντος θα περιοριστεί στο μέγιστο, για να αποφύγετε να ζητάτε από τον συνομιλητή σας να επαναλάβει αυτό που μόλις είπε ή να πρέπει να φωνάζει για να σας ακούσει.
   • Το καλύτερο μέρος για να καλέσετε θα είναι ένα δωμάτιο όπου θα είστε μόνοι και η πόρτα του οποίου θα είναι κλειστή. Έτσι, θα είστε σίγουροι ότι ο χώρος θα είναι ήρεμος.
   • Εάν πρέπει να καλέσετε από το γραφείο σας, που βρίσκεται σε ανοικτό κουτί, κοντά στους συναδέλφους σας, μπορείτε να προγραμματίσετε να το κάνετε σε μια εποχή που το γραφείο δεν είναι γεμάτο. Για παράδειγμα, μπορείτε να τηλεφωνήσετε κατά τη διάρκεια του μεσημεριανού διαλείμματος ή στο τέλος της ημέρας, όταν οι συνάδελφοί σας επιστρέψουν στην πατρίδα τους.
   • Όποτε είναι δυνατόν, αποφύγετε να κάνετε σημαντικές κλήσεις σε δημόσιο χώρο, όπως εστιατόριο ή κατάστημα. Αυτοί οι χώροι είναι συνήθως πλούσιοι σε περισπασμούς και πολύ θορυβώδεις για να πραγματοποιήσουν μια επιτυχή συνομιλία. Εάν πρέπει να καλέσετε κάποιον όταν βρίσκεστε έξω, προσπαθήστε να βρείτε ένα ήσυχο μέρος, όπως το διάδρομο που οδηγεί στο μπάνιο ενός εστιατορίου ή ένα άδειο ράφι ενός καταστήματος.

2. 
   

   
   Ελέγξτε ότι το δίκτυο είναι καλό. Σήμερα, πολλοί άνθρωποι χρησιμοποιούν το κινητό τους τηλέφωνο ως το βασικό τους τηλέφωνο. Αν αυτή είναι η περίπτωσή σας, βεβαιωθείτε ότι έχετε ένα καλό σήμα πριν τοποθετήσετε την κλήση σας, για να βεβαιωθείτε ότι η σύνδεση είναι καλή. Μετακινήστε μέχρι να έχετε αρκετό σήμα. Εάν δεν πετύχετε, θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε σταθερό τηλέφωνο.
   • Η ποιότητα ήχου μιας κλήσης από μια σταθερή γραμμή θα είναι μερικές φορές καλύτερη από αυτή ενός κινητού τηλεφώνου. Για αυτό, αν η κλήση σας είναι πολύ σημαντική, προτιμήστε να χρησιμοποιήσετε σταθερή γραμμή. Αυτό θα ισχύει ιδιαίτερα εάν καλείτε ένα άτομο μεγαλύτερης ηλικίας, του οποίου ο έπαινος μπορεί να μην είναι εξαιρετικός.
   • Όταν χρησιμοποιείτε κινητό τηλέφωνο, βεβαιωθείτε ότι κρατάτε τη συσκευή έτσι ώστε το εσωτερικό μικρόφωνο να μπορεί να μεταδώσει τη φωνή σας χωρίς κανένα πρόβλημα. Είναι καλύτερο να μην κάνετε μια δυνατή κλήση στο ηχείο.

3. 
   

   
   Βεβαιωθείτε ότι είστε άνετοι. Πριν από την κλήση του αριθμού, βεβαιωθείτε ότι είστε έτοιμοι να συγκεντρωθείτε πλήρως στη συνομιλία. Για παράδειγμα, θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι δεν θέλετε να πάτε στο μπάνιο και ότι έχετε να πιείτε κάτι κοντά, σε περίπτωση που διψάτε. Επίσης, προετοιμάστε τους ιστούς, σε περίπτωση που πρέπει να φτερνίζεστε κατά τη διάρκεια της κλήσης.
   • Προσδιορίστε αν θα είστε καλύτερα να στέκεστε ή να καθίσετε για να κάνετε την κλήση σας. Εάν είστε νευρικοί, βηματοδότηση ενώ η κλήση θα μπορούσε να σας βοηθήσει να ηρεμήσετε.