Πώς να στείλετε ένα φαξ

Περιεχόμενο

• στάδια
• Μέρος 1 Πριν από την αποστολή του φαξ
• Μέρος 2 Στείλτε το φαξ

Σε αυτό το άρθρο: Πριν από την αποστολή FaxSending FaxReferences

Μπορεί να χρειαστεί να μάθετε πώς να στείλετε ένα φαξ είτε επειδή είστε πολύ νέοι για να έχετε ακούσει για αυτή τη μέθοδο, είτε γιατί απλά έχετε ξεχάσει τι να κάνετε. Να γνωρίζετε ότι υπάρχουν διάφορες παραλλαγές ανάλογα με τη συσκευή φαξ και επομένως θα πρέπει να συμβουλευτείτε το εγχειρίδιο σας εάν το πλένετε στο χέρι. Για τις περισσότερες συσκευές φαξ, θα πρέπει να εισαγάγετε ένα συνοδευτικό γράμμα, να καλέσετε τον αριθμό φαξ και στη συνέχεια να στείλετε το φαξ.

στάδια

Μέρος 1 Πριν από την αποστολή του φαξ

1. 
   
   

   
   Δημιουργήστε την συνοδευτική επιστολή. Οι συσκευές φαξ συχνά μοιράζονται σε πολλά γραφεία ή σε πολλά άτομα σε ένα γραφείο. Δεδομένου ότι οποιοσδήποτε μπορεί να έχει πρόσβαση σε ένα φαξ που αποστέλλεται σε μια συσκευή φαξ, είναι καλύτερο να συμπεριλάβετε μια συνοδευτική επιστολή. Έτσι, θα είστε βέβαιοι ότι το φαξ σας θα φτάσει στον κατάλληλο παραλήπτη.
   • Το συνοδευτικό έγγραφο περιέχει το όνομα του παραλήπτη, το περιεχόμενο του φαξ και τον αριθμό των σελίδων που περιέχονται σε αυτό. Θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνει τα στοιχεία επικοινωνίας του αποστολέα, όπως το όνομα και τον αριθμό φαξ. Ο παραλήπτης θα γνωρίζει ποιος είναι ο αποστολέας φαξ και μπορεί να απαντήσει εάν είναι απαραίτητο.

2. 
   
   

   
   Καλέστε τον αριθμό φαξ. Στη συνέχεια, θα χρειαστεί να καλέσετε τον αριθμό φαξ, ακριβώς όπως κάνετε σε ένα τηλέφωνο. Στις περισσότερες νέες συσκευές φαξ, ο κωδικός χώρας δεν απαιτείται να καλέσει έναν τοπικό αριθμό, αλλά εξακολουθεί να είναι απαραίτητος για τις υπεραστικές κλήσεις. Ορισμένες συσκευές φαξ απαιτούν αυτόν τον κωδικό, ανεξάρτητα από την περιοχή αποστολής. Μάθετε σχετικά με τις λειτουργίες του μηχανήματός σας.
   • Μπορεί να χρειαστεί να καλέσετε τον κωδικό χώρας πριν από τους τοπικούς αριθμούς, αλλά μόνο όταν απαιτείται αυτός ο κωδικός. Για αριθμούς μεγάλων αποστάσεων, είναι σχεδόν πάντα απαραίτητο.
   • Ίσως χρειαστεί να καλέσετε 9 συχνά πριν τους αριθμούς μεγάλων αποστάσεων. Ελέγξτε τις ιδιαιτερότητες της συσκευής φαξ.
   • Βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε τον αριθμό φαξ και όχι τον αριθμό τηλεφώνου του ατόμου που προσπαθείτε να επικοινωνήσετε. Οι αριθμοί συχνά γράφονται δίπλα ο ένας στον άλλο στις επαγγελματικές κάρτες και είναι εύκολο να πάει στραβά κοιτάζοντας τον λάθος αριθμό.

3. 
   
   

   
   
   
   Προσδιορίστε τη μέθοδο φόρτωσης. Όταν τοποθετείτε τα έγγραφα φαξ στο μηχάνημα, πρέπει να τα βάλετε στη σωστή κατεύθυνση. Το έγγραφο θα σαρωθεί, οπότε αν αντιμετωπίσει λάθος μέρος, το πίσω μέρος θα σαρωθεί και θα στείλετε ένα κενό φαξ. Βεβαιωθείτε ότι το έγγραφο έχει προσανατολιστεί σωστά πριν το στείλετε με φαξ.
   • Όλες οι συσκευές φαξ δεν χρεώνουν με τον ίδιο τρόπο. Ευτυχώς, όλες οι συσκευές φαξ έχουν σήματα που υποδεικνύουν την κατεύθυνση στην οποία πρέπει να τοποθετηθούν τα έγγραφα. Κάπου δίπλα από το σημείο όπου τοποθετείτε το χαρτί, αναζητήστε το σύμβολο ενός φύλλου χαρτιού με μια διπλωμένη γωνία. Σε αυτό το σύμβολο θα δείτε ότι η μία πλευρά του χαρτιού έχει γραμμές και η άλλη πλευρά είναι κενή.
     • Εάν οι γραμμές βρίσκονται στην πλευρά όπου διπλώνεται η γωνία, αυτό σημαίνει ότι τα φύλλα πρέπει να τροφοδοτούνται στο μηχάνημα φαξ με την κενή πλευρά στραμμένη προς το μέρος σας.
     • Εάν η πτυσσόμενη γωνία είναι λευκή, σημαίνει ότι τα έγγραφα που εισάγετε στο μηχάνημα φαξ πρέπει να έχουν την εκτυπωμένη πλευρά προς το μέρος σας.

4. 
   
   

   
   
   
   Στείλτε με φαξ τον σωστό τύπο εγγράφων. Οι μηχανές φαξ λειτουργούν καλύτερα με χαρτί κανονικού μεγέθους. Η αποστολή ενός στοιχείου σε μη τυποποιημένη μορφή μπορεί να μην λειτουργήσει, η συσκευή φαξ μπορεί να χτυπάει ή να βλάπτει. Αν πρέπει να στείλετε ένα έγγραφο που δεν είναι τυποποιημένο σε μέγεθος, όπως μια απόδειξη, κάντε πρώτα μια φωτοτυπία του αντικειμένου και στείλτε με φαξ.
   • Το μέγεθος χαρτιού που ταιριάζει στις περισσότερες συσκευές φαξ είναι A4 ή US, όπως και με τους εκτυπωτές.

Μέρος 2 Στείλτε το φαξ

1. 
   
   

   
   Χρησιμοποιήστε τη συσκευή φαξ για να στείλετε το φαξ. Αφού ολοκληρώσετε όλα τα παραπάνω βήματα, είστε έτοιμοι να στείλετε το φαξ σας. Το έγγραφο έχει εισαχθεί σωστά, έχετε πληκτρολογήσει τον αριθμό του παραλήπτη, είστε έτοιμοι να πατήσετε το πλήκτρο "Αποστολή". Αυτό το κουμπί είναι συνήθως ευρύ και καλά υποδεικνυόμενο. Έχει τελειώσει! Στείλατε το φαξ σας!
   • Θα παρατηρήσετε ότι μόλις πιέσετε το πλήκτρο "Αποστολή", το μηχάνημα φαξ θα ηχήσει και θα σβήσει. Αυτοί οι ήχοι αντιστοιχούν στην επικοινωνία μεταξύ πολλών συσκευών φαξ. Μετά από λίγα λεπτά, όταν το φαξ στέλνεται με επιτυχία, θα ακούσετε ένα μακρύ, καθαρό ηχητικό σήμα. Όταν υπάρχει πρόβλημα με την αποστολή φαξ, συνήθως ακούγεται ένας φοβερός δυνατός ήχος. Εάν ακούσετε το τελευταίο, θα πρέπει να ελέγξετε τη συσκευή φαξ για να αξιολογήσετε το πρόβλημα.

2. 
   
   

   
   Χρησιμοποιήστε το Internet για να στείλετε το φαξ σας. Είναι επίσης δυνατή η χρήση του Internet για την αποστολή εγγράφων σε μια συσκευή φαξ. Υπάρχουν πολλές υπηρεσίες γι 'αυτό, οι περισσότερες από τις οποίες πληρώνονται. Ωστόσο, θα μπορούσαν να είναι σοφοί επενδύσεις εάν δεν στέλνετε φαξ συχνά και δεν θέλετε να αγοράσετε συσκευές φαξ ή να χρησιμοποιήσετε υπηρεσίες όπως το FedEx.
   • Το PamFax είναι μια εξαιρετική υπηρεσία φαξ για το Skype. Το πρόγραμμα αυτό, ωστόσο, απαιτεί μικρή οικονομική συνεισφορά.
   • Το HelloFax είναι μια καλά ενοποιημένη υπηρεσία Google Drive που σας επιτρέπει να αποστείλετε εύκολα φαξ σε έγγραφα της Google. Προσφέρει μια σειρά δωρεάν φαξ και στη συνέχεια σας χρεώνει ένα ποσό για τα ακόλουθα.

3. 
   
   

   
   Αποστολή φαξ μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ανάλογα με τον αριθμό στον οποίο στέλνετε το φαξ, ίσως είναι δυνατή η απλή αποστολή του εγγράφου ηλεκτρονικά στο μηχάνημα φαξ χωρίς χρέωση. Ωστόσο, θα πρέπει να γνωρίζετε ότι αυτή η μέθοδος περιορίζεται σε ορισμένους αριθμούς φαξ και επιτρέπει την αποστολή μόνο περιορισμένων πληροφοριών.
   • Μπορείτε να ελέγξετε αν ο αριθμός φαξ είναι ενσωματωμένος με ερωτήσεις στο διαδίκτυο.
   • Χρησιμοποιήστε αυτόν τον τύπο για να δημιουργήσετε τη διεύθυνση στην οποία θα στείλετε: "[email protected]".
   • Καταργήστε τα εισαγωγικά, αλλάξτε τον αριθμό στον αριθμό φαξ (συμπεριλαμβανομένου του κωδικού χώρας, καθώς και τα ονόματα και τα επώνυμα του ατόμου στο οποίο στέλνετε).
   • Σημειώστε ότι στο φαξ θα εμφανιστεί μόνο το e στο πλαίσιο e. Δεν μπορείτε να επισυνάψετε αρχείο PDF ή άλλα έγγραφα με αυτήν τη μέθοδο.